“Если в ритейле не работает автозаказ, то не работает ничего”. Интервью с Алексеем Ивасюком, MySales

Современный ритейл бизнес напрямую зависит от того, какой клиентский опыт получают его гости. На клиентский опыт в продуктовом ритейле влияют десятки деталей. Это и локация, ассортимент, промо-акции и приемлемые цены. Если магазин затарен товарами, которые стоят в проходах, клиенту будет неудобно, будут расти списания, а для бизнеса это - больно, это -  потери. Если клиент не найдет нужный товар, то он получит негативный опыт, а ритейлер недополучит продажи. Чтобы таких историй было как можно меньше, в розничной сети должен быть налажен автозаказ товаров. Как наладить этот процесс и на что обратить внимание, в интервью рассказывает СЕО и основатель MySales Labs Алексей Ивасюк.

---

— Основная задача любого ритейлера продавать как можно больше товаров с квадратного метра, поддерживать высокую оборачиваемость и делать так, чтобы корзины покупателей были оптимально сбалансированы с точки зрения маржинальности и восприятия клиента. Какова роль в этом всем автозаказа? 

— Нет заказа — нет продаж. Заказали мало —  потеряли продажи. Заказали много — товар списали, заморозили деньги.

— Из этого следует, что заказ товара на полки магазина должен осуществляться автоматически. 

— Если заказывать товар автоматически, но делать это неправильно, то результат может быть не лучше. Но автоматизировать заказ надо не только в магазины, а по всей цепочке поставок. 

— Какие параметры нужно учитывать чтобы внедрить автозаказ?

— Есть несколько ключевых параметров. Первый — это презентация товара, то количество товара, которое должно оставаться на полке на утро перед следующей поставкой, чтобы магазин оставался красивым. Второй — это кратность заказа или размер упаковки. Дальше начинаются более тонкие параметры. Это - прогноз продаж, товар заказывается так, чтобы его хватило магазину от одной поставки до следующей, и этот прогноз должен учитывать влияние всех ключевых факторов в ритейле: сезонность, цена, тренды, погода, промо. Поскольку товар заказывают, например, в понедельник, приедет он в среду, то важно понимать какой прогнозный остаток на среду. Необходимо взять остаток на сегодня, спрогнозировать сколько будет продано до среды, добавить товары в пути и сформировать прогнозный остаток на дату доставки. Поскольку прогнозы 100% точными не бывают, то нужен еще страховой запас. На случай, если кто-то купит больше, чтобы магазин не остался без товара. И очень важный параметр, особенно для grocery — срок годности. Контроль срока годности влияет на процент списаний товара или food waste, уценку, фактически формирует убыток для сети.

---

Также читайте: Алексей Ивасюк, СЕО MySales Labs: “Если вы не понимаете, как построен прогноз, вы не можете ему доверять”

---

— Итого, мы насчитали минимум пять параметров которые должны учитываться в автозаказе.

— Далее ситуация становится более интересной. Например, магазин делает блинчики, и под эти блинчики заказывает ингредиенты и начинку. А начинку делает цех, и заказывает под них ингредиенты. И тут добавляется еще один параметр — рецептура. У многих ритейлеров есть кулинария, пекарня. Есть еще один параметр - какое время товар был представлен на остатке. Например, есть хлеб с более долгим сроком хранения, а есть тот, который нужно продать за один день. И он должен продаться до вечера, либо утром должно остаться минимальное количество. Представим, что хлеб продался в 19-00, а магазин работает до 23-00. В самое лучшее время магазин стоял без товара. Важно понимать, сколько магазин стоял без товара, и сколько недополучил продаж. Также с кулинарией. Она под вечер либо списывается, либо распродается со скидкой и ее остаток на конец дня - нулевой. Нужно понимать на сколько часов хватило товара. Это важно как для прогноза, так и заказа товара.

— Автозаказ нужно считать не на дни, а на часы?

— Такая необходимость как правило, отсутствует даже по кулинарии, заказ которой может делаться в середине дня, но при этом важно оценить текущий физический остаток. Автозаказ нужно считать на дни, потому что большинство товаров заказывается либо каждый день, либо несколько раз в неделю, а производство планируется на день. Но при расчете прогноза, важно понимать не только остатки на конец дня, а важно учитывать сколько времени товар присутствовал на полке в течение дня. 

— Ни один, даже самый талантливые менеджер, не сможет учесть все эти факторы при расчете руками.

— Заказ товара руками не работает. Топ-менеджер одного из наших уважаемых заказчиков как-то сказал такую фразу: “Если в ритейле не работает автозаказ, то не работает ничего”. Недавно, этот заказчик перевел на наш автозаказ и категорию фреш, и драй-фуд, и нон-фуд.

— Автозаказ работает у большинства ритейлеров?

— У большинства ритейлеров какой-то автозаказ есть, но какой процент заказов уходит автоматически, а какой уходит с ручными корректировками? По всему ли ассортименту централизован заказ товара? Какие факторы прогноз и автозаказ учитывает, а какие нет? Одно дело - заказывать товары с постоянным спросом, такие как молоко, сметану, памперсы, которые люди потребляют каждый день, и то, там есть вопросы с контролем срока годности и промо. Вы проводите промо и продажи могут вырасти и в 5 - 10 раз. Если это промо с глубокой скидкой и широкой поддержкой, то продажи могут вырасти и в 20 раз. Как сделать заказ товаров под промо? Нужно понимать прогнозный объем продаж. Включив всю свою мощную маркетинговую махину, ритейлер воздействует на огромное количество людей, и если человек приходит в магазин, а промо-товара нет - он получит негативный опыт. 70-80% покупателей — промо-хантеры, которые охотятся за скидками. Доля промо в продажах магазина составляет от 30% до 80% оборота. А дальше - Новый год и можно часто увидеть, что магазины перезатарены, а нужного товара не хватает.

А почему?  Вопрос к точности прогноза и заказа, который делают люди в Excel. И в масштабах системного ритейла, это выливаются в большую проблему. Бывает, товар складывать просто негде и он стоит на улице.

---

Также читайте: Как ритейлеру эффективно планировать промоакции. Интервью с Алексеем Ивасюком, СЕО MySales Labs

---

— Автозаказ без математического прогноза, тоже не будет работать?

— Это будет либо пальцем в небо, либо реактивная система, которая будет реагировать уже постфактум.

— Как ритейлеры считают свои потери от неправильного заказа?

— Давайте разберемся, в чем заключаются потери. Это может быть out of stock (отсутствие товаров на полке - прим.ред), приводящий к упущенным продажам. Оverstock — это замороженные средства. Списания или food waste - это больная тема почти у каждого продуктового ритейлера. А направление фреш у многих, даже у лидеров рынка - или убыточное, или с трудом балансирует на грани нуля. Один процент списания может сыграть критическую роль в том, будет ли направление прибыльным или убыточным. Ритейлеры это понимают, как и то, что без автозаказа жить нельзя. Вернее, можно, но если работаешь в убыток, то какой в этом смысл?

— Можно сказать, что те, кто заказывают вручную, получают меньше прибыли?

— Да, и даже если это товары драй-фуд или нон-фуд, где длительные сроки хранения, они получают высокие трудозатраты, расходуют больше времени, получают упущенный спрос, избыточный запас и замороженные средства.

— Что бы вы посоветовали читателям, которые решили все автоматизировать, чтобы минимизировать потери? С чего начать и насколько должен быть технически грамотен ритейлер, чтобы начать внедрение автозаказа? 

— Самое главное, что должно быть — это учет остатков и история продаж, налажен регулярный обмен данными с магазинами. Остатки  — это это один из ключевых параметров заказа. С текущими остатками иногда бывает проблема. Где-то документы по кассе не провелись вовремя, или эта информация не передана из магазина в связи с каким-то сбоем. И нужно если не сразу, то в процессе внедрения с этим бороться.

— Т.е. должна быть налажена интеграция магазин - центральный офис - распределительный центр?

— Да. Необязательно в реальном времени, но хотя бы раз в сутки, ночью должны сниматься остатки и продажи, и передаваться в центральную систему. Если нет данных по остаткам, продажам, то сложно построить точную систему. Хотя мы умеем считать заказы исходя из остатков и за позавчера, рассчитывая прогнозный остаток на утро, но всегда лучше работать с актуальными данными. Для фрэша - это особенно критично. Если это нон-фуд, то это тоже приведет к некоторой потере актуальности заказа. Должна быть ассортиментная матрица, которая показывает, что магазин должен заказывать и что должно быть на полке. Должны быть договора с поставщиками и привязки - какую позицию, у какого поставщика и на какой магазин надо заказывать. Вот те ключевые вещи, которые необходимы для автозаказа.

— Что дальше нужно делать?

— Принять решение, будете ли сами разрабатывать свою систему прогнозирования и автозаказа и наступать на все грабли, ценой упущенных продаж, overstock-ов и списаний, либо воспользуетесь уже готовой и стабильно работающей системой.

— Если говорить о прогнозе в разрезе логистики, то все привязано ко времени. Как часто заказывать товар?

— Это - одна из острых аналитических задач: что выгоднее - увеличить товарный запас, но уменьшить логистические затраты и выполнять заказ реже, либо уменьшить товарный запас, делать заказ чаще, но увеличить логистические затраты?

— Если говорить об автозаказе и пройтись по всей цепочке, то из каждого магазина должен поступить заказ на РЦ где его соберут, отгрузят. Дальше эта информация должна передаваться до поставщиков?

— Тут все зависит от того, по какой схеме ритейлер работаете с этим товаром. Это могут быть прямые поставки в магазины, кросс-док поставки через распределительный центр, когда товар собирает поставщик, а по магазинам его развозит ритейлер, либо pick-to-zero или pick-by-line, когда товар собирает РЦ, но остаток этого товара на РЦ не хранит, либо обычный picking, когда на РЦ поддерживается какой-то товарный остаток. С фрешем ритейлеры часто работают или по прямым поставкам, или pick-by-line, но считают заказ, как-будто заказывают по схеме кросс-док. Что я имею ввиду: вы заказали товар на РЦ в понедельник, товар приехал в среду на РЦ. За это время произошли изменения с остатками, пересмотрены прогнозы. Большинство ритейлеров не учитывают этих изменений, которые произошли за два дня. Они не пересчитывают распределение, а отправляют товар в том количестве, в котором посчитали в понедельник. А это могут быть критичные изменения по некоторым товарам, что будет добавлять капли в чашу потерь. Мы же поддерживаем все схемы работы с товаром.

— Если говорить о схеме кросс-док, то как поставщики получают информацию от сети? 

— Когда поставщик собирает товар под каждый магазин — это редкая схема. Это не выгодно ни для поставщика, ни для ритейлера. С ней начинаются много вопросов, так как фактически приемку товара будет делать магазин. Как я уже сказал,  большинство ритейлеров, имея pick-by-line, заказ делают как по кросс-доку, и это может вызывать проблемы. Это связано с тем, что архитектурно сложно пересчитывать еще раз заказ и распределение в тот момент, когда товар уже пришел на РЦ. Гораздо проще посчитать товар в понедельник и отправить его в среду на магазин в том же количестве. С одной стороны это позволяет хотя бы что-то автоматизировать, с другой стороны не учитываются дни, пока товар ехал на РЦ - а это еще одна капля в чашу потерь.

— Вы сказали, что можно самому построить систему или подключить MySales. Сколько может стоить разработка такой системы?

—  Мы разрабатываем и дорабатываем нашу систему с 2014 года, и этот процесс не прекращается. Наши затраты на разработку и доработку - около 70%. И за 7 лет мы на это потратили уже далеко не один миллион. Есть такое выражение: “Retail is detail”. Все кроется в деталях, которые занимают больше всего времени и денег, чтобы не допустить лишних капель в чашу потерь. За последний год мы запустили 4 проекта по автозаказу. Два - с существующими заказчиками, два — с новыми. Существующие клиенты уже использовали наш прогноз, наш промо-модуль и перешли уже на наш автозаказ. Новые заказчики отказались от конкурирующих решений, основанных на буферах запасов. И сейчас мы ведем несколько активных проектов, например, у заказчика из далекой страны, к которому попали совершенно случайно, где до нас насмерть рубились две компании с решениями-клонами буферов. И хотим еще проектов, нам это нравится.

— Поделитесь видимыми результатами от внедрения автозаказа?

— Тут - три ключевых параметра. Первый — оборачиваемость по каждой товарной группе. Второй - списания или food waste. Третий - процент out of stock и причины отсутствия товара. Наша система автоматически определяет причины отсутствия. Их может быть больше десятка: мало заказали, заказали, но не привез поставщик, новый товар, нет привязки к поставщику/договору, не завели в систему график, списания, возвраты.

— Каких результатов удалось достичь в вашей практике по этим параметрам?

— Конкретных цифр я не назову, потому что у каждого заказчика эти параметры свои. Но у каждого произошло существенное улучшение этих показателей. И одно из подтверждений, что за всю нашу историю MySales ни один заказчик не отказался от нашего решения.

— Окупаемость по использованию ваших решений заметна и понятна с первого месяца? Вы берете процент от экономического эффекта?

— Если бы мы брали процент, то уже бы были единорогом. Окупаемость может быть не с первого месяца, потому что людям нужно привыкнуть. Но эти суммы совершенно не сопоставимы с суммой затрат. К примеру, если у ритейлера из ТОП-20, упущенный спрос составляет 5% от оборота, а оверсток - 20%, из-за неточного заказа, при правильном автозаказе эти потери можно сократить минимум вдвое, одновременно для всех показателей. 

— А есть ли смысл оптимизировать запасы, если поставщик все-равно дает отсрочку платежа?

— Важно этой отсрочкой правильно распоряжаться. Если вы получили отсрочку от поставщика на два месяца, а товарный остаток при этом можно держать один месяц - вы получили свободные деньги.

— Как происходит внедрение MySales и какая схема оплаты?

— Весь процесс внедрения у нас задокументирован и разбит на этапы. Есть типовые планы проекта, стандартные спецификации по интеграции, при этом мы поддерживаем заказчика и консультируем в процессе интеграции, верифицируем корректность данных, открыты к кастомизациям, чтобы учесть индивидуальные потребности. Сложности чаще всего имеют технический характер. Если заказчик выделяет ИТ-специалиста, который сможет выполнить интеграцию, то мы не берем оплату до того момента, пока система не запущена и не приносит эффект заказчику. При этом, и внедрение и поддержка происходят удаленно. Мы с коллегами, например, никогда не были в Южной Африке, но и там у нас есть заказчик. С нашими заказчиками в Украине и в Европе, мы, конечно, видимся вживую, но совсем не часто. Чаще - это группы в мессенджерах.

— Вы согласны с выражением, что автоматизация процессов это долго и дорого, но оно того стоит?

— Мы говорим по-другому. Вы нам не платите ни копейки пока не запуститесь и не получите эффект, если сможете руководить проектом и выделить специалиста из ИТ, который выполнит интеграцию. Мы берем на себя финансовый риск и инвестируем в ваш проект свое время и деньги, будучи заинтересованными в успешном запуске проекта. И при такой бизнес-модели, мы - финансово стабильная, растущая и прибыльная компания.

— Получается, что в процессе автоматизации, очень важно организовать правильную работу с людьми?

— Работа с людьми - всегда самое важное. Если заказ делает магазин, автоматизируя этот процесс, вы “отбираете” право заказа товара у него. Люди вряд ли будут этим довольны, тем более, что это удобнее - тихо сидеть в каморке за компьютером, чем работать в торговом зале. Расскажу вам историю, которая произошла у одного европейского ритейлера. Они начали разбираться, как в магазине оказался запас товара одного бренда на 2 года вперед. Оказалось, что сотрудница магазина была подругой мерчендайзера поставщика, у которой были бонусы за продажи, и незадолго до этого они вместе ушли в декрет. И это - ЕС. Конечно, поставщик принял возврат, но это  было неприятно и поставщику, и ритейлеру. А ведь к каждому человеку можно найти подход, одному достаточно коробку конфет подарить, второго - в ресторан сводить, с третьим - вместе проснуться утром и позавтракать. Автоматизация позволяет уменьшить человеческий фактор недобросовестных практик в отношениях между людьми на работе, и это, думаю, понимают все.

Автор: Юлия Белинская

Источник фото: depositphotos.com