"Якщо в ритейлі не працює автозамовлення, то не працює нічого". Інтерв'ю з Олексієм Івасюком, MySales

Сучасний рітейл бізнес  залежить від того, який клієнтський досвід отримують його гості. На клієнтський досвід в продуктовому ритейлі впливають десятки деталей. Це і локація, асортимент, промо-акції і прийнятні ціни. Якщо магазин заповнений товарами, які стоять в проходах, клієнту буде незручно, будуть рости списання, а для бізнесу це - боляче, це - втрати. Якщо клієнт не знайде потрібний товар, то він отримує негативний досвід, а рітейлер недоотримує дохід. Щоб таких історій було якомога менше, в роздрібній мережі має бути налагоджено автозамовлення товарів. Як налагодити цей процес і на що звернути увагу, в інтерв'ю розповідає СЕО і засновник MySales Олексій Івасюк.

---

— Основне завдання будь-якого рітейлера продавати якомога більше товарів з квадратного метру, підтримувати високу оборотність і робити так, щоб кошики покупців були оптимально збалансовані з точки зору маржинальності і сприйняття клієнта. Яка роль в цьому  автозамовлення?

— Немає замовлення — немає продажів. Замовили мало — втратили продажі. Замовили багато — товар списали, заморозили гроші.

— З цього випливає, що замовлення товару на полиці магазину має здійснюватися автоматично.

— Якщо замовляти товар автоматично, але робити це неправильно, то результат може бути не краще. Але автоматизувати замовлення треба не тільки в магазини, а по всьому ланцюжку поставок.

— Які параметри потрібно враховувати щоб впровадити автозамовлення?

— Є кілька ключових параметрів. Перший — це презентація товару,  кількість товару яка має залишатися на полиці на ранок перед наступною поставкою, щоб магазин залишався красивим. Другий — це кратність замовлення або розмір упаковки. Далі починаються більш тонкі параметри. Це — прогноз продажів. Товар замовляється так, щоб його вистачило магазину від однієї поставки до наступної, і цей прогноз повинен враховувати вплив усіх ключових чинників в рітейлі: сезонність, ціна, тренди, погода, промо. Оскільки товар замовляють, наприклад, в понеділок, приїде він у середу, то важливо розуміти який прогнозний залишок на середу. Необхідно взяти залишок на сьогодні, спрогнозувати скільки буде продано до середи, додати товари в дорозі і сформувати прогнозний залишок на дату доставки. Оскільки прогнози 100% точними не бувають, то потрібен ще страховий запас. На випадок, якщо хтось купить більше, щоб магазин не залишився без товару. І дуже важливий параметр, особливо для grocery — термін придатності. Контроль терміну придатності впливає на відсоток списань товару або food waste, уцінку, фактично формує збиток для мережі.

---

Також читайте: Олексій Івасюк, СЕО MySales Labs: "Якщо ви не розумієте, як побудований прогноз, ви не можете йому довіряти"

---

 — Разом ми нарахували щонайменше п'ять параметрів які повинні враховуватися в автозамовленні...

— Далі ситуація стає цікавішою. Наприклад, магазин робить млинці, і під ці млинці замовляє інгредієнти і начинку. А начинку робить цех, і замовляє під них інгредієнти. І тут додається ще один параметр — рецептура. У багатьох рітейлерів є кулінарія, пекарня. І тут з'являється ще один параметр — який час товар був представлений на полиці. Наприклад, є хліб з більш довгим терміном зберігання, а є той, що потрібно продати за один день. І він повинен продатися до вечора, або вранці має залишитися мінімальна його кількість. Уявімо, що хліб продався в 19-00, а магазин працює до 23-00. У найкращий час магазин стояв без товару. Важливо розуміти, скільки магазин стояв без товару, і скільки компания недоотримала доходів. Так само з кулінарією. Вона під вечір або списується, або розпродається зі знижкою і її залишок на кінець дня — нульовий. Потрібно розуміти на скільки годин вистачило товару. Це важливо як для прогнозу, так і замовлення товару.

— Автозамовлення потрібно рахувати не на дні, а на години?

— Така необхідність, як правило, відсутня навіть по кулінарії, замовлення якої може робитися в середині дня, але при цьому важливо оцінити поточний фізичний залишок. Автозамовлення потрібно рахувати на дні, тому що більшість товарів замовляється або кожен день, або кілька разів на тиждень, а виробництво планується на день. Але при розрахунку прогнозу, важливо розуміти не тільки залишки на кінець дня, а важливо враховувати скільки часу товар був присутній на полиці протягом дня.

— Жоден, навіть талановитий менеджер, не зможе врахувати всі ці фактори при розрахунку руками.

— Замовлення товару руками не працює. Топ-менеджер одного з наших шановних замовників якось сказав таку фразу: "Якщо в ритейлі не працює автозамовлення, то не працює нічого". Нещодавно, цей замовник перевів на наше автозамовлення товарів категорії фреш, і драй-фуд, і нон-фуд.

— Автозамовлення працює у більшості рітейлерів?

— У більшості рітейлерів автозамовлення є, але який відсоток замовлень йде автоматично, а який йде з ручними коригуваннями? Чи по всьому асортименту відбувається централізоване замовлення товару? Які фактори прогнозу і автозамовлення враховані, а які ні? Одна справа — замовляти товари з постійним попитом, такі як молоко, сметана, памперси, які люди споживають щодня, і то є питання з контролем терміну придатності і промо. Якщо ви проводите промо, то продажі можуть зрости  в 5-10 разів. Якщо це промо з глибокою знижкою і широкою підтримкою, то продажі можуть збільшитися і в 20 разів. Як зробити замовлення товарів під промо? Потрібно розуміти прогнозний обсяг продажів. Включивши всю свою потужну маркетингову махину, рітейлер впливає на величезну кількість людей, і якщо людина приходить в магазин, а промо—товару немає — він отримує негативний досвід. 70-80% покупців — промо-хантери, які полюють за знижками, аналогічно, частка промо в продажах магазину становить від 30% до 80% обороту. А далі — Новий рік і можна часто побачити, що магазин перезатарений, а потрібного товару не вистачає.

А чому? Питання до точності прогнозу і замовлення, які роблять люди в Excel. І в масштабах системного рітейлу, це перетворюється на велику проблему. Буває, товар ніде складати і він стоїть на вулиці.

---

 Також читайте: Як ритейлеру ефективно планувати промоакції. Інтерв'ю з Олексієм Івасюком, СЕО MySales Labs

---

 — Автозамовлення без математичного прогнозу теж не буде працювати?

— Це буде або пальцем в небо, або реактивна система, яка буде реагувати вже постфактум.

— Як рітейлери вважають свої втрати від неправильного замовлення?

— Давайте розберемося, в чому полягають втрати. Це може бути out of stock (відсутність на полиці), що призводить до втрачених продажів. Оverstock — це заморожені кошти. Списання або food waste — це болюча тема для майже кожного продуктового рітейлера. А напрямок "фреш" у багатьох, навіть у лідерів ринку — або збитковий, або балансує на межі нуля. Один відсоток списання може зіграти критичну роль в тому, чи буде напрямок прибутковим або збитковим. Рітейлери це розуміють, як і те, що без автозамовлення жити не можна. Вірніше, можна, але якщо працюєш в збиток, то який в цьому сенс?

— Можна сказати, що ті, хто замовляють вручну, отримують менше прибутку?

— Так, і навіть якщо це товари драй-фуд або нон-фуд, де тривалі терміни зберігання, вони отримують високі трудовитрати, витрачають більше часу, отримують упущений попит, надлишковий запас і заморожені кошти.

— Що б ви порадили читачам, які вирішили все автоматизувати, щоб мінімізувати втрати? З чого почати і наскільки повинен бути технічно грамотний рітейлер, щоб почати впровадження автозамовлення?

— Найголовніше, що повинно бути — це облік залишків і історія продажів, має будти налагоджений регулярний обмін даними з магазинами. Залишки — це один з ключових параметрів замовлення. З поточними залишками іноді буває проблема. Десь документи по касі не провелися вчасно, або ця інформація не передана з магазину через збій. І потрібно якщо не відразу, то в процесі впровадження з цим боротися.

— Тобто повинна бути налагоджена інтеграція: магазин — центральний офіс — розподільний центр?

— Так. Необов'язково в реальному часі, але хоча б раз на добу, вночі повинні зніматися залишки і продажі, і передаватися в центральну систему. Якщо немає даних по залишках, продажах, то складно побудувати точну систему. Хоча ми вміємо рахувати замовлення виходячи із залишків і за позавчора, розраховуючи прогнозний залишок на ранок, але завжди краще працювати з актуальними даними. Для фреш категорій це особливо критично. Якщо це нон-фуд, то це теж призведе до деякої втрати актуальності замовлення. Повинна бути асортиментна матриця, яка показує, що магазин повинен замовляти і що повинно бути на полиці. Повинні бути договори з постачальниками і прив'язки — яку позицію, у якого постачальника і на який магазин треба замовляти. Ось ті ключові речі, які необхідні для автозамовлення.

— Що далі потрібно робити?

— Прийняти рішення, чи будете самі розробляти свою систему прогнозування і автозамовлення і наступати на всі граблі, ціною втрачених продажів, overstock-ів і списань, або скористаєтеся вже готової і стабільно працюючою системою.

— Якщо говорити про прогноз в розрізі логістики, то все прив'язане до часу. Як часто замовляти товар?

— Це — одна з гострих аналітичних задач: як вигідніше — збільшити товарний запас, але зменшити логістичні витрати і виконувати замовлення рідше, або зменшити товарний запас, робити замовлення частіше, але збільшити логістичні витрати?

— Якщо говорити про автозамовлення і пройтися по всьому ланцюжку, то з кожного магазину повинно надійти замовлення на РЦ де його зберуть, відвантажать. Далі ця інформація повинна передаватися до постачальників?

— Тут все залежить від того, за якою схемою рітейлер працює з цим товаром. Це можуть бути прямі поставки в магазини, крос-док поставки через розподільчий центр, коли товар збирає постачальник, а по магазинам його розвозить рітейлер, або pick-to-zero або pick-by-line, коли товар збирає РЦ, але залишок цього товару на РЦ не зберігає, або звичайний picking, коли на РЦ підтримується якийсь товарний залишок. З фрешем рітейлери часто працюють або за прямими поставками, або pick-by-line, але рахують замовлення, як для замовлень за схемою крос-док. Що я маю на увазі: ви замовили товар на РЦ в понеділок, товар приїхав в середу на РЦ. За цей час відбулися зміни із залишками, переглянуті прогнози. Більшість рітейлерів не враховують цих змін, які відбулися за два дні. Вони не перераховують розподіл, а відправляють товар в тій кількості, яку порахували в понеділок. А це можуть бути критичні зміни по деяких товарах, що буде додавати по краплі в чашу втрат. Ми ж підтримуємо всі схеми роботи з товаром.

— Якщо говорити про схему крос-док, то як вони отримують інформацію від мережі?

— Коли постачальник збирає товар під кожен магазин — це рідкісна схема. Це не вигідно ані для постачальника, ані для рітейлера. З нею починаються багато питань, оскільки фактично приймання товару буде робити магазин. Як я вже сказав, більшість рітейлерів, маючи pick—by—line, замовлення роблять як по крос—доку, і це може викликати проблеми. Це пов'язано з тим, що архітектурно складно перераховувати ще раз замовлення і розподіл в той момент, коли товар вже прийшов на РЦ. Набагато простіше порахувати товар в понеділок і відправити його в середу на магазин в тій же кількості. З одного боку, це дозволяє хоча б щось автоматизувати, з іншого боку не враховуються дні, поки товар їхав на РЦ — ще крапля в чашу втрат.

— Ви сказали, що можна самому побудувати систему або підключити MySales. Скільки може коштувати розробка такої системи?

— Ми розробляємо і допрацьовуємо нашу систему з 2014 року, і цей процес не припиняється. Наші витрати на розробку і доопрацювання — близько 70%. І за 7 років ми на це витратили вже далеко не один мільйон. Є такий вислів: "Retail is detail". Все криється в деталях, які займають найбільше часу і грошей, щоб не допустити зайвих крапель в чашу втрат. За останній рік ми запустили 4 проекти з автозамовлення. Два — з існуючими замовниками, два — з новими. Існуючі клієнти вже використовували наш прогноз, наш промо-модуль і перейшли вже на наше автозамовлення. Нові замовники відмовилися від конкуруючих рішень, заснованих на буферах запасів. І зараз ми ведемо кілька активних проектів, наприклад, у замовника з далекої країни, до якого потрапили абсолютно випадково, де до нас на смерть рубалися дві компанії з рішеннями-клонами буферів. І хочемо ще проектів, нам це подобається.

— Поділіться видимими результатами від впровадження автозамовлення?

— Тут — три ключові параметри. Перший — оборотність по кожній товарній групі. Другий — списання або food waste. Третій — відсоток out of stock і причини відсутності товару. Наша система автоматично визначає причини відсутності. Їх може бути більше десятка: мало замовили, замовили, але не привіз постачальник, новий товар, немає прив'язки до постачальника/договора, не завели в систему графік, списання, повернення.

— Яких результатів вдалося досягти у вашій практиці за цими параметрами?

— Конкретних цифр я не назву, бо у кожного замовника ці параметри свої. Але у кожного відбулося істотне поліпшення цих показників. І одне з підтверджень, що за всю історію нашої компанії жоден замовник не відмовився від нашого рішення.

— Окупність по використанню ваших рішень помітна і зрозуміла з першого місяця? Ви берете відсоток від економічного ефекту?

— Якби ми брали відсоток, ми б були єдинорогом. Окупність може бути не з першого місяця, тому що людям потрібно звикнути. Але ці суми абсолютно не можна порівняти з сумою витрат. Наприклад, якщо у рітейлера з ТОП—20, упущений попит становить 5% від обороту, а оверсток — 20%, через неточне замовлення, при правильному автозамовленіі ці втрати можна скоротити щонайменше вдвічі, одночасно для всіх показників.

— А чи є сенс оптимізувати запаси, якщо постачальник все-одно дає відстрочку платежу?

— Ну так важливо ж цією відстрочкою правильно розпоряджатися. Якщо ви отримали відстрочку від постачальника на два місяці, а товарний залишок при цьому можна тримати один місяць — ви отримали вільні гроші.

— Як відбувається впровадження MySales і яка схема оплати?

— Весь процес впровадження у нас задокументовано і розбитий на етапи. Є типові плани проекту, стандартні специфікації по інтеграції, при цьому ми підтримуємо замовника і консультуємо в процесі інтеграції, верифікуємо коректність даних, відкриті до кастомізації, щоб врахувати індивідуальні потреби. Складнощі найчастіше мають технічний характер. Якщо замовник виділяє ІТ-фахівця, який зможе виконати інтеграцію, то ми не беремо оплату до того моменту, поки система не запущена і не приносить ефект замовнику. При цьому, і впровадження і підтримка відбуваються віддалено. Ми з колегами, наприклад, ніколи не були в Південній Африці, але і там у нас є замовник. З нашими замовниками в Україні та в Європі, ми, звичайно, бачимося наживо, але зовсім не часто. Найчастіше — це групи в месенджерах.

— Ви згодні з виразом, що автоматизація процесів це довго і дорого, але воно того варте?

— Ми говоримо по іншому. Ви нам не платите ні копійки поки система не буде запущена і не отримаєте ефект, якщо зможете керувати проектом і виділити фахівця з ІТ, який виконає інтеграцію. Ми беремо на себе фінансовий ризик і інвестуємо в ваш проект свій час і гроші, будучи зацікавленими в успішному запуску проекту. І при такій бізнес-моделі, ми — фінансово стабільна, зростаюча і прибуткова компанія.

— Виходить, що в процесі автоматизації, дуже важливо організувати правильну роботу з людьми?

— Робота з людьми — завжди найважливіше. Якщо замовлення робить магазин, автоматизуючи цей процес, ви "відбираєте" право замовлення товару у нього. Люди навряд чи будуть цим задоволені, тим більше, що це зручніше — тихо сидіти в комірчині за комп'ютером, ніж працювати в торговому залі. Розповім вам історію, яка сталася у одного європейського рітейлера. Вони почали розбиратися, як в магазині виявився запас товару одного бренду на 2 роки вперед. Виявилося, що співробітниця магазину була подругою мерчендайзера постачальника, у якій були бонуси за продажі, і незадовго до цього вони разом пішли в декрет. І це — ЄС. Звичайно, постачальник прийняв повернення, але це було неприємно і постачальнику, і рітейлеру. До кожної людини можна знайти підхід, одному досить коробку цукерок подарувати, другого — в ресторан зводити, з третім — разом прокинутися вранці і поснідати. Автоматизація дозволяє зменшити людський фактор недоброчесних практик у відносинах між людьми на роботі, і це, думаю, розуміють всі.

Автор: Юлія Белінська

Фото: depositphotos.com