Як ФОП оформити працівника: покрокова інструкція

Фото: magnific.com

Зростання бізнесу часто ставить перед підприємцями питання найму персоналу. Проте перед тим, як оформлювати працівника, важливо з’ясувати, чи дозволяє це ваша система оподаткування, які документи потрібні та як правильно пройти всі етапи оформлення, повідомляє YANKIV. 

Скільки працівників може наймати ФОП

Можливість найму залежить від групи підприємця. Відповідно до Податкового кодексу України:

• ФОП 1 групи не мають права наймати працівників;
• ФОП 2 групи можуть одночасно мати до 10 найманих працівників;
• ФОП 3 групи не обмежені у кількості персоналу;
• ФОП на загальній системі також можуть наймати необмежену кількість співробітників.

Для підприємців другої групи під час підрахунку штату не враховують працівників у декретній відпустці, відпустці по догляду за дитиною, а також мобілізованих співробітників.

Окрема вимога діє для роботодавців із вісьмома і більше працівниками: кожен восьмий працівник у штаті має бути особою з інвалідністю. За недотримання цієї норми передбачені штрафні санкції — від 84 тис. грн на рік.

Як ФОП оформити працівника: основні кроки

Порядок оформлення трудових відносин визначає Кодекс законів про працю.

Крок 1. Зібрати документи від працівника
Для працевлаштування працівник має надати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку або дані про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб, а також документи про освіту чи кваліфікацію, якщо цього вимагає посада.

Водночас підприємці не ведуть військовий облік працівників, тому відсутність військово-облікового документа не є підставою для відповідальності під час прийняття на роботу.

Крок 2. Укласти трудовий договір
Під час воєнного стану формат договору сторони можуть погодити самостійно — письмова форма не є обов’язковою. Після завершення воєнного стану письмові трудові договори стануть обов’язковими для всіх працівників.

Крок 3. Оформити наказ про прийняття
Роботодавець має видати наказ про прийняття працівника на роботу. Для цього можна використовувати типову форму №П-1 або власний шаблон із необхідними реквізитами.

Крок 4. Подати повідомлення до податкової
Ще до початку роботи співробітника ФОП зобов’язаний повідомити ДПС про прийняття працівника за встановленою формою.

Крок 5. Ознайомити працівника з умовами роботи
До старту роботи підприємець повинен під підпис повідомити працівника про умови праці, посадові обов’язки, оплату, правила внутрішнього розпорядку, вимоги з охорони праці та інші ключові умови роботи згідно зі статтею 29 КЗпП.

Які кадрові документи повинен вести ФОП-роботодавець

Відповідно до вимог трудового законодавства, ФОП, який має найманих працівників, зобов’язаний вести базовий пакет кадрової документації. До нього входять:

• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• посадові інструкції;
• трудові договори;
• накази з кадрових питань та журнал їх реєстрації;
• штатний розпис;
• графік відпусток;
• табель обліку робочого часу;
• журнал реєстрації інструктажів з охорони праці.

Окремо: особова картка працівника (форма № П-2) не є обов’язковою. Водночас, якщо ФОП не веде її, облік відпусток необхідно здійснювати в іншій затвердженій формі внутрішнього обліку.

Зберігати кадрові документи можна як за місцем ведення діяльності, так і в іншому місці (зокрема вдома). Головна вимога — забезпечити їх швидке надання у разі перевірки Держпраці або податкових органів.

Як правильно звільнити працівника

Підстави для припинення трудових відносин визначені статтями 36, 38, 40 та 41 КЗпП України. Це може бути звільнення за угодою сторін, за власним бажанням працівника або з ініціативи роботодавця та інші передбачені законом випадки.

У день звільнення ФОП-роботодавець зобов’язаний:

• видати працівнику копію наказу про звільнення;
• надати письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми;
• провести повний розрахунок: виплатити заробітну плату за фактично відпрацьований час та компенсацію за невикористані дні відпустки;
• на вимогу працівника внести запис про звільнення до трудової книжки.

Окремо передбачена норма, актуальна під час воєнного стану: у разі мобілізації або призову ФОП-роботодавця він має право розірвати трудові договори з працівниками без попереднього повідомлення та без виплати вихідної допомоги (п. 10 ст. 40 КЗпП України).