Як керувати магазином та не зійти з розуму

Автоматизація - інструмент сучасного підприємця

Чому покупці люблять одні магазини та не відвідують інші? Вони не хочуть стояти у чергах й товпитися в проходах, натрапити на неякісний товар та зіткнутися з аферистами в онлайн-торгівлі. У той же час покупці очікують, щоб товар був у наявності, щоб були привабливі знижки, швидке та ввічливе обслуговування. Для цього в магазинах щогодини ведеться робота по системному обслуговування відвідувачів.

---

Що таке автоматизація?

Щоб тисячі товарів не змішалися в купу, а похід за покупками не перетворився на квест, підприємці автоматизують магазини. Наслідок автоматизації - штрихкодування товарів, синхронізація цін, робота зі складськими залишками та клієнтською базою.

Мета автоматизації роздрібної торгівлі - впорядкована та стабільна робота магазинів і торгових мереж. Щоб автоматизувати магазин потрібні програма обліку та торгівельне обладнання.

Які завдання закриває програма обліку?

Контроль руху товарів

Основні проблеми власника магазину - не актуальний стан складу, невідповідність цін на цінниках, ручне переміщення товарів між торговими точками, тривалі переобліки.

Автоматизація контролює всі бізнес-процеси магазину: товар знаходиться у полі зору програми, починаючи з надходження на склад та закінчуючи продажем на касі.

Програма Торгсофт знає про товар усе: найменування, кількість, ціну, колір та необмежену кількість інших характеристик. Якщо треба внести зміни - це можна зробити за декілька секунд.

Програма відображає скільки товару в наявності, який товар закінчується, швидко формує замовлення постачальнику, рахує який товар потрібен, а який - ні. У програмі обліку можна заборонити замовляти не актуальні позиції або всі товари у постачальника, з яким ви більше не співпрацюєте. На підставі замовлення формується прибуткова накладна.

Переоблік можна провести в зручний час: магазин не потрібно закривати, а замість дня або ночі напруженої роботи інвентаризація займе кілька годин.

Управління фінансами

Часто підприємець не знає, скільки грошей у бізнесі, на яку кількість коштів можна розраховувати. Як із загального валу вирахувати, що має бути витрачено на бізнес, яку суму не чіпати, бо вона необхідна на заробітну плату та скільки у підсумку власник бізнесу заробив?

Програма для магазину покаже обсяг виручки за період, спрогнозує прибуток з урахуванням витрат на закупівлю товару, зарплату, оренду та інші витрати. Попередить можливі збитки, адже результати торгівлі можна проаналізувати та піти на випередження: припинити витрачати гроші, відкласти потрібну суму на майбутні витрати.

У будь-який момент можна побачити підсумки торгівлі. Причому для цього не обов'язково бути у магазині: стежити за процесом можна зі смартфона.

Наприклад, ви продаєте листівки та отримали від замовника 5000 гривень передоплати. З них у вас пішло 800 гривень на розробку макету, ще 1500 - на виготовлення і 700 - на винагороду співробітнику. Ви заробили 2000. Але чи врахували ви витрати на рекламу, оренду, відправку та оплату кур’єра, який привіз вам листівки?

Управління співробітниками

Управляти двома-трьома співробітниками можна й вручну. Але коли їх більше - складно тримати в голові, хто захворів, хто відпросився за сімейними обставинами, хто запізнився. Після - треба врахувати оплату за пропущені дні, скорочені зміни, не забути нарахувати лікарняні та відпускні.

Програма веде табель робочого часу, реєструє прихід співробітників на роботу, враховує переробки, понаднормові, надбавки, погодинну оплату.

Торгсофт допоможе з мотивацією продавців: встановить план продажів, нарахує процент від проданого товару, врахує роботу кожного продавця або команди.

Захист від махінацій

Крадіжки та махінації співробітників завдають шкоди власнику бізнесу. Серед поширених зловживань: продаж товару повз каси, привласнення знижок та бонусів, підміна товару, не видача чека.

Багато продавців бояться та чинять опір автоматизації, тому що знають, що програма обліку вирахує порушення, а довести, що «це програма сама винна» продавцю буде складно. Тому сам факт автоматизації - це превентивна міра, яка змусить співробітника десять разів подумати перш ніж вкрасти.

Програма фіксує всі дії користувача. Продавець не зможе не видати чек або просто взяти на деякий час гроші з каси.

Співробітникам потрібно давати різні права доступу, в залежності від посади. У Торгсофт можна відкрити або закрити буквально кожну кнопку, щоб продавці не побачили зарплати один одного, скільки грошей ви заплатили постачальнику, який прибуток у магазина та іншу інформацію для управлінця.

Залучення та утримання покупців

Підприємці вкладають багато грошей у ремонт та оформлення магазину, товарну викладку, найм та інструктаж співробітників, щоб «сподобатися» покупцеві. Це важливо, але цього недостатньо. Серед двох приблизно однакових магазинів покупець обирає той, де обслуговують швидше, товар трохи дешевше, є привабливі умови, наприклад, регулярні знижки або приємна бонусна програма.

Автоматизація скорочує час розрахунку на касі і робить покупку комфортними та безпечними для покупця.

У магазині з'являється системний та контрольований процес залучення нових покупців: проведення акцій і програм лояльності, впровадження дисконтних та бонусних карт, сертифікатів.

Аналіз результатів торгівлі

Не всі власники бізнесу здатні спрогнозувати тренди та передбачити купівельний попит: вчасно привезти те, що будуть купувати. Без аналітики підприємець може помилятися який товар добре продається.

Аналіз інформації про результати торгівлі допоможе зробити висновки, що краще продається, відстежити сезонність, забезпечити наявність товару на складі.

У цьому допоможуть 5 звітів для бізнесу, які підприємці використовують найчастіше:

• ABC XYZ аналіз. 

• Товарний звіт за період. 

• Аналіз реалізації за видами товарів. 

• Аналіз покупок клієнтів. 

• Аналіз інтенсивності продажів. 

Наприклад, власник книгарні впевнений, що найпопулярніший товар - дитяча література, а якщо проаналізувати продажі, стає ясно, що більше прибутку приносять кулінарні книги.

Системний бізнес

Бізнес, де все тримається на ентузіазмі власника, не можна назвати системним. Коли підприємець боїться делегувати та не довіряє співробітникам, то змушений робити все сам. Робота нерідко закінчується після опівночі, рутина повторюється щодня і гасить підприємницький запал.

Завдання програми - витягнути підприємця з нескінченного процесу прийняття рішень, дати можливість спиратися на цифри, а не на слова співробітників, делегувати завдання без побоювання.

Якщо власник інтернет-магазину хоче поїхати у відпустку, йому треба переконатися, що клієнтів обслуговують не гірше, ніж з його активною участю. У програмі можна віддалено проконтролювати виписку рахунків, оплати від клієнтів, дотримання термінів відправки товару та про що говорив менеджер з клієнтом.

Універсальний помічник

Для управління бізнесом доводиться використовувати десятки сторонніх сервісів: шукати товар в excel, перевіряти замовлення в особистих кабінетах Prom.ua та Rozetka, записувати контакти з клієнтами в CRM, заходити в кабінет Нової пошти для відправки посилок, продавати фіскальні товари через додаток податкової «пРРОсто», відправляти нагадування про надходження нового товару у вайбері.

Всі ці функції об'єднані в Торгсофт. З однієї програми можна робити все:

• вести облік складу,

• вивантажувати товар та приймати замовлення на маркетплейсах,

• оформляти посилки, 

• фіксувати контакти з клієнтами, 

• продавати фіскальний товар через пРРО, 

• друкувати податкові накладні, 

• експортувати інформацію в бухгалтерські програми, 

• відправляти масові розсилки. 

У період локдауну багато клієнтів Торгсофт відпускали продавців та управляли інтернет-торгівлею самостійно: програма синхронізує склад, заповнює інформацію про товари, ціни, замовлення, а підприємець продає та працює з клієнтами.

Програма - це мультизадачний та універсальний помічник підприємця. Вона не просить їсти і їй не потрібно платити зарплату, у неї не болить голова і вона не йде в декрет.

Це ваш незмінний співробітник, який точно виконує поставлені завдання та допомагає приймати правильні управлінські рішення для розвитку вашого бізнесу.

Автоматизувати бізнес за 1 день