Читайте свіжі новини та аналітику про рітейл та інтернет-торгівлю в Україні та світі на нашій сторінці в Facebook , на нашому каналі в Telegram , а також підписуйтесь на нашу щотижневу e-mail розсилку.
За допомогою електронних документів компанія може заощадити до 1 млн гривень тільки на папері. Кейс Rocket про роботу з ЕДО
Фото: Telemetr
Ольга Грицаєнко, головний бухгалтер доставки їжі Rocket, у колонці для Retailers розповіла, чому компанія почала працювати з електронними документами і як це вплинуло на бізнес.
Сервіс швидкої доставки Rocket працює з електронними документами з моменту заснування компанії - з 2018 року.
Ми відразу почали використовувати електронний документообіг (ЕДО), тому що це комфортний і швидкий спосіб для обміну документами з постачальниками. Вся первинна документація (рахунки, акти виконаних робіт і т.д.) і договору зберігаються в електронному вигляді. Працювати з паперовими документами ми навіть не пробували і прагнули максимально автоматизувати всі процеси ще на старті. До того ж, ЕДО значно прискорює співпрацю з контрагентами.
За весь період існування Rocket ми підключили понад 75% контрагентів до нашого провайдеру електронного документообігу. В основному це малий бізнес, який раніше взагалі не використовував ЕДО або виключно для податкової звітності. Підключаємо контрагентів відразу ж на етапі підписання договорів, де і зафіксована ця інформація.
Що дає робота з ЕДО?
Економія часу та коштів. Бухгалтерія звільнилася від великого шматка рутинної роботи і має можливість витратити цей час на інші завдання. У середньому ми щомісяця відправляємо до 20 000 документів, на що йде близько 8-10 годин. У випадку з паперовим документообігом, у середньому лише на відправку одного договору, треба витратити не менше 20 хвилин.
Скорочення витрат на папір і поштові послуги. У середньому в місяць для забезпечення діяльності компанії необхідно було б закуповувати близько 500-600 упаковок паперу, а це приблизно 50 000 - 60 000 грн. Тобто в рік ми економимо на цьому майже мільйон гривень.
Екологічність. Ще одна причина відмовитися від друкованих документів. Для нас це одна зі складових корпоративної соціальної відповідальності. Як відомо, паперова промисловість є третім у світі промисловим забруднювачем повітря, води і ґрунту. А за день роботи звичайного офісу у смітник потрапляє до 45% роздруківок.
Швидкість. З провайдером ми у короткі терміни підключаємо нових контрагентів, швидко обмінюємося документами і без проблем налагоджуємо співпрацю з усіма формами бізнесу. Наші співробітники тепер витрачають на пошук документів набагато менше часу. І не чекають їх тижнями. Це дозволяє раціонально використовувати робочий час і бути більш продуктивними.
Звичайно, до цих пір залишається частка партнерів, неохоче сприймають новину про роботу з ЕДО. Це нормально, адже нерідко нововведення викликають опір і небажання перебудовуватися. Однак глобальної діджиталізаціі не уникнути, і чим швидше бізнес це визнає, тим швидше зросте рівень обслуговування у країні.
Необхідно розвіяти страх компаній і підвищувати поінформованість про можливості електронного документообігу. Адже у деяких компаніях до сих пір є стереотип, що ЕДО не має юридично правої сили або ж це небезпечний спосіб підписання документів. Однак уже є достатньо прикладів і використання у суді електронних документів, і успішного проходження податкових перевірок з ними. До речі, недавно у Податковому кодексі закріпили норму, що у разі перевірок компанія має право надавати в електронній формі копії документів, які перевіряються. Тобто ніяких юридичних обмежень працювати з електронними документами не існує.