Кейс компании «Кайнозой»: Внедрение системы управления бизнесом OneBox

http://fdlx.com

 

Компания «Кайнозой»  специализируется на оптовой торговле экипировкой для спорта и активного отдыха. Чтобы обеспечить эффективную работу с интернет-магазинами, компания приняла решение внедрить ERP-систему.  Как происходил выбор и с какими сложностями пришлось столкнуться, рассказала директор по маркетингу «Кайнозой» Ирина Иванова

Компания «Кайнозой» — эксклюзивный дистрибьютор более 10 европейских брендов экипировки для спорта и активного отдыха на природе со штатом 5 человек. У «Кайнозой» пока нет собственного розничного направления, компания поддерживает склад для клиентов — офлайн-магазинов и интернет-розницы.

До кризиса ключевые клиенты компании находились в офлайне — это экипировочные центры и специализированные спортивные магазины. Бизнес-процессы проходили размеренно: «Кайнозой» делал большие поставки несколько раз в год и с интернет-розницей работали слабо. За последние несколько лет ситуация начала меняться, фокус все больше смещается в сторону e-commerce, и в компании поняли, что нужно активизировать работу с крупными онлайн-ритейлерами.

В интернет-торговле другие требования к работе с остатками на складе и к скорости работы. Тогда в компании задумались о переходе на новую систему управления и учета. До этого около 7 лет «Кайнозой» вел учет в 1С, но, по словам Ирины Ивановой, на начало 2016 года система устарела морально и физически.

Тогда управленцы стали искать легкое облачное ERP-решение, способное легко масштабироваться и доступное для малого бизнеса. Сначала в компании попробовали работать в облачном решении 1С для управления торговлей, купили лицензию и приступили к настройке. «Проработав несколько месяцев, мы поняли, что это не то, что нужно. Тяжелая и неповоротливая система периодически зависала, в базовой комплектации отсутствовали многие важные функции, стало понятно, что для работы необходимо постоянно привлекать программистов», — вспоминает директор по маркетингу.

Поиски продолжились. В компании рассматривали все доступные на тот момент ERP-системы — и локальные украинские и международные. «Разброс по цене впечатлял, по одному и тому же брифу мы получали предложения с бюджетом от нескольких тысяч долларов до нескольких сотен тысяч», — рассказывает Иванова.

В финал вышли три системы для малого и среднего бизнеса: Microsoft Dynamics, SAP Business One и OneBox. OneBox победил ценой: подкупила малая стоимость лицензии, отсутствие абонплаты и невысокая цена доработки —  к тому времени уже стало понятно, что без «допилов» систему не внедрить.

«На тот момент в сети не нашлось «живых» отзывов ни о Dynamics, ни о BusinessOne, — отмечает Ирина Иванова. — О OneBox, правда, тоже мало кто слышал, но нам импонировала идея компании: молодые и амбициозные ребята, которые предлагали легкую систему «все в одном» с упором на построение современного продукта с доступными лицензиями, а не на создание сложных дорогих решений под каждого клиента».

«Кайнозой» купил лицензию OneBox в феврале 2016 года. Первые пять месяцев процесс внедрения двигался  неспешно — OneBox не могли до конца понять, что нужно «Кайнозой», а в компании не могли понять, как пользоваться системой. В августе «Кайнозой»заменили ответственного за проект, и дело пошло быстрее. Некоторыми функциями можно начать пользоваться уже через 1–1,5 месяца, но полноценное внедрение занимает не меньше года. Если в первую очередь нужен CRM функционал — будет быстрее, если ERP — дольше.

На полноценный запуск в компании рассчитывают в начале февраля 2017 года: управление складскими запасами и продажами, документооборот и CRM-модуль настроены на 80%, остальное еще предстоит настроить.

Лицензии обошлись в $300 на одного сотрудника, причем покупали их не сразу, а по одной по мере надобности. 

Первые полгода OneBox выделил отдельного менеджера, потом «Кайнозой» перешла только на работу с техподдержкой. Сейчас принцип работы следующий: если «Кайнозой» находит ошибку или функция работает некорректно, компания обращается в техподдержку, и они исправляют это бесплатно (в последнее время почти все «баги» успевают устранить за день).

Если компании нужна доработка — что-то, чего в OneBox еще нет — и она не противоречит архитектуре системы, то оплачивается работа программистов ($15/час). Для «Кайнозой» OneBox сделали около 50 часов доработок.

Ирина Иванова отмечает, что OneBox — доступная система, но по временным затратам она потребует выделенного человека со стороны клиента. Даже на первичном этапе, когда проект ведет менеджер OneBox, этого будет недостаточно, чтобы внедрить систему на предприятии, несмотря на ее «легкость» и простой интерфейс.

«Полноценно внедрив систему OneBox, мы верим, что «Кайнозой» получит много конкурентных преимуществ и возможность увеличивать оборот, не повышая при этом операционные затраты», — подытожила Ирина Иванова.

Автор: Александр Шокун