Читайте новини і аналітику про ритейл та e-commerce в Україні на нашій сторінці в Facebook, на нашому каналі в Telegram, а також підписуйтеся на щотижневу e-mail розсилку.
Drogas. Система прогнозування та автозамовлення в роздрібній торгівлі, яку обслуговують лише 4 особи
Партнер проекта
MySales — українське ІТ-рішення, яке аналізує великі дані за допомогою нейронних мереж та алгоритмів машинного навчання і, таким чином допомагає ритейлерам отримувати детальний прогноз продажу.
MySales успішно інтегрував систему прогнозування в роздрібну мережу товарів для дому та краси Drogas у Латвії два з половиною роки тому, а вже цьогоріч рішення запрацювало в Литві.
В інтерв'ю Артем Ушаков, менеджер з постачання Drogas, та Ігор Щебрін, комерційний директор, розповіли про те, які завдання планували вирішити за допомогою автоматизації процесу прогнозування продажів, чому зупинилися саме на рішенні MySales і за якими параметрами оцінили його ефективність
— Розкажіть, будь ласка, нашим читачам про компанію Drogas.
— Компанія Drogas працює на ринках Латвії та Литви. Drogas входить до A.S. Watson Group, яка має понад 16 000 магазинів у Європі та Азії. A.S. Watson Group працює на 35 ринках і на кожному з ринків є або лідером, або одним із лідерів у сегменті товарів для здоров'я, краси та дому. Drogas працює в сегменті гігієни, косметики та товарів для дому. На латвійському ринку працює 95 магазинів, на литовському — 55. Drogas є лідером серед роздрібних мереж в сегменті Health and beauty в країнах Балтії.
— Хто ваші покупці?
— Продукт, який ми пропонуємо, розрахований на будь-яку цінову аудиторію у мас-сегменті та на будь-яку вікову аудиторію. Здебільшого наші покупці – це жінки від 18 до 65 років.
— Як формується асортимент магазинів?
— Асортимент залежить від розміру магазину. Є магазини площею 100 кв.м та 400 кв.м., але це скоріше винятки. Стандартна площа наших магазинів – 250-300 кв.м.
— Розкажіть про ваш інтернет-магазин, наскільки суттєвою частиною бізнесу він є?
— Ми не розглядаємо WEB-сторінку лише як інтернет-магазин. На WEB-сторінці доступна вся інформація про товари, про Drogas, про наші проєкти, tips&tricks. Там можна вивчити відгуки, написані іншими клієнтами. Ми бачимо багато клієнтів, які знайомляться з товарами в інтернеті, щоб потім купити їх в магазині, і для нас не важливо – це онлайн магазин чи офлайн. Ми вважаємо себе О+О (онлайн+офлайн) ритейлером. Для невеликої Латвії у нас досить високе покриття фізичними магазинами. У Ризі, за 15 хвилин ходьби в центрі міста знаходиться 13-15 магазинів Drogas. Специфіка Латвії полягає в тому, що половина населення живе та/або працює у столиці, і половина наших магазинів знаходиться тут. Коли магазин знаходиться у кроковій доступності, простіше сходити самому, ніж замовляти через інтернет. Нам не властиві такі причини, чому люди купують онлайн, як, наприклад, затори на дорогах. Ми не маємо величезних ТРЦ, де зі стоянки до магазину потрібно йти пів години. Коронавірусні обмеження в офлайн магазинах були найкращими маркетологами інтернет-продажів. Як тільки їх зняли, одразу злетіли продажі у фізичних магазинах.
— У вас досить велика та різнопланова аудиторія. І в кожному сегменті можуть бути різні мотиви та переваги у покупках та фактори, які їх визначають? У вашому бізнесі, які фактори найбільше впливають на продажі?
— Факторів дуже багато, і вони актуальні не лише для нашого бізнесу, а й для всього ритейлу. Це й сезонність, локальні святкові дні, погода, туризм, купівельні уподобання, тренди, ціни та акції. Так, нещодавно у всій східній Європі особливою популярністю користувалася корейська косметика. Все скласти та проаналізувати людині практично неможливо, тому потрібні алгоритми. Якийсь час тому в нашій компанії товари замовляли керівники магазинів. І це було неефективно. Якість замовлення товарів залежала від людей, які, в принципі, на замовленнях не мають спеціалізуватися. Вони могли бачити продажі свого магазину, але не бачити загальних трендів. Ми залежали від людини у разі зміни колективу, персоналу. Чи зможе новий керівник ефективно замовляти товари? І якість, скажімо так, була "середньою". Наші колеги з інших країн розповіли нам, що вони проводили тести та найкращий керівник магазину замовив товар на рівні автоматичного замовлення. Замість того, щоб займатися замовленням, керівники магазинів можуть покращувати роботу магазину з обслуговування покупців, підготовки магазину до роботи, викладення товару тощо. Тому ми шукали рішення для автоматизації процесу замовлення. Були й альтернативні рішення усередині групи A.S. Watson. Ми вибирали з двох рішень: MySales, яка запущена в одній із торгових мереж A.S. Watson та іншою відомою системою, що працює в іншій роздрібній мережі групи. Ми поспілкувалися з колегами з різних відділів компанії, що використовували MySales, і дійшли висновку, що встановлюємо модуль прогнозування продажів MySales без модуля автозамовлення. Його поки що вирішили не міняти, щоб уникнути суттєвих трудовитрат, а натомість завантажуємо в нього прогнози від MySales.
Як працює система прогнозування MySales
— Чому зупинилися саме на MySales?
— Нам було важливо, скільки людей необхідно для обслуговування системи й наскільки вона автономна. Альтернативне рішення передбачало значно більшу кількість персоналу.
Я мушу зазначити, що системи в Латвії та Литві автономні, тому що використовують різні бази даних. Той самий товар, від одного й того ж постачальника для різних ринків мають різні номери артикулів та SKU. А латвійські та литовські ринки радикально відрізняються. У Литві наші магазини орієнтовані на красу. У Латвії, окрім товарів для краси, затребуваними є товари personal і home care. Дві історії продажів, різні магазини, різні топ-товари, тому потрібно підтримувати дві системи автоматичного замовлення. Ми побачили, що команда з трьох осіб здатна контролювати у комфортному режимі замовлення у ~90 магазинах у Латвії. Зараз у нас команда із чотирьох осіб впевнено контролює замовлення у двох паралельних системах на дві країни. Для роботи альтернативної ІТ-системи за нашими оцінками нам знадобилося б 15-20 осіб. Я не можу сказати, що система точніша. Але там менше автоматизації. Ключовим для нас стало те, що рішення MySales забезпечувало нам автоматизацію і для контролю за цим процесом необхідні незначні ресурси.
— Які підрозділи компанії залучені до модуля прогнозування продажів MySales?
— Це комерційний відділ, який включає логістику, інтернет-магазин, планограми, також мають доступ аналітики, менеджери категорій, частково маркетологи. Тільки відділ персоналу та фінансовий відділ не залучені.
— Які складнощі виникли на етапі впровадження?
— Несподіваною складністю виявилося, що директорам магазинів було складно віддати функцію замовлення. Виникло питання довіри. Поки вони робили замовлення самі, то тримали контроль у своїх руках, а тут його у них відібрали. Тобто це був психологічно складний момент.
Також нам довелося перебудувати багато процесів. Було з нуля створено відділ замовлень, нові процедури. Зміст цієї системи потребує заповнення нових параметрів. У всіх планограмах нам довелося встановити показники x, y, z товару, упорядкувати графіки замовлень з постачальниками. Багато процесів було перебудовано під систему, щоб вона працювала. У процесі впровадження ми бачили аномалії, тобто невідповідність між тим, чого очікували ми й тим, що відбувалося насправді. Ми зверталися до команди MySales, яка вивчала питання та швидко впроваджувала виправлення. Система самонавчається і з кожним місяцем стає все кращою, все менше аномалій ми зустрічаємо. Якоїсь миті, 2,5 роки тому, щось зламалося, але MySales все оперативно вирішили. Після цього великих несправностей не було.
Також читайте: Як мережа “Червоний маркет” автоматизувала процеси поповнення запасів, прогнозування та ціноутворення
— У MySales зазначають, що для правильної роботи системи має бути історія продажу та всіх активностей
— Справді, перед запуском ми багато часу витратили на підготовку історичних даних із продажу, акцій, маркетингових активностей, щоб система мала базу для прогнозу. Перед запуском з командою MySales детально обговорили всі нюанси роботи та, в тому числі як враховуватимуться ті чи інші фактори.
— Скільки факторів враховується у прогнозі?
— Мова йде про понад 10 факторів. Серед них є такі, що якби хотіли вигадати — не змогли б. Та сама погода, сезонність, фактори активності конкурентів. Потрібно враховувати, що MySales для кожного ринку є індивідуальним. Після основного запуску ми робили корекцію роботи системи. Таким чином, методом спроб і помилок, з нашого боку і виконавця, ми отримали хороший результат. Ще один важливий момент, між Drogas та роздрібною мережею, яка вже використовувала MySales, є суттєві відмінності. У них є свій склад, а у нас – ні. А це суттєво впливає на процес та замовлення. У нас є 3PL-партнер, який забезпечує логістичні послуги. Він має свою систему, яка не інтегрована з нашими. Тому MySales фокусується на формуванні прогнозу лише на рівні магазину, тобто це пряме постачання в магазини, а не на централізований склад.
— На який строк у вас будується прогноз і як часто він розраховується?
— Прогноз перераховується щодня. Нам достатньо даних до тих дат, на які діють акції та маркетингові активності. Як тільки нам надходить інформація про наступний блок акцій, він додається в систему, вона отримує нові дані і починає перераховувати прогноз. Якщо інформація змінюється, ми можемо вручну запустити перерахунок прогнозів. Наприклад, змінили акцію – запросили перерахунок. Зі свіжими даними система може інтерпретувати дані по-іншому, на підставі останніх продажів. З моменту минулої схожої акції минуло, наприклад, 6 місяців і той самий товар, який тоді продавався зі знижкою 50%, може зараз продаватися по-іншому. Існують інші фактори, які впливають на продаж товару прямо зараз.
Результати роботи MySales та Drogas
— Ви досягли результатів, які ставили собі за мету перед стартом проєкту?
— Безперечно, так. Система зараз працює добре, забезпечує якісний залишок у магазинах. У нас є кілька критеріїв оцінки: якісні показники залишку та доступність залишку (наприклад, slow moving stock, stock week covers тощо). Є певні бюджетні рамки, які нам потрібно виконувати. Ми бачимо, що все гаразд.
Ми окремо спостерігаємо за найкращими магазинами, топ-товарами, щоб забезпечити їх доступність на найближчу дату. Важливий KPI – доступність товарів на полиці. Цей показник тримається на хорошому рівні. І якщо він десь знижується, то в результаті аналізу ми бачимо причини, не пов’язані безпосередньо з MySales. Зокрема, останнім часом це вплив ковід-кризи, логістичної та енергетичної криз.
— Наскільки збігаються прогнози та реальні продажі?
— Ми окремо не звіряли, але колеги з MySales нам дали звіт, що точність промо прогнозів – на рівні 80%+, а регулярних – 90%+. Якщо прогноз буде меншим, ніж реальні продажі, то дуже швидко ми отримаємо зворотний зв'язок із магазину, що не вистачає товару або, навпаки, його занадто багато. Ми можемо відстежити це за такими повідомленнями. Якийсь час ми не отримуємо таких повідомлень, що означає, що система справляється.
— Як справляється MySales із промо-продажами? Цей показник є важливою складовою для бізнесу мас-маркету.
— До промо ми іноді мали питання, чому система прогнозує саме так. Ми ставили питання MySales, вони обгрунтували за якою логікою був зроблений прогноз. Також ми працювали над власними помилками.
Ми застосовуємо деякі коефіцієнти управління страховим запасом, які дають змогу трохи нівелювати ефект, якщо помиляється MySales. Ми застосовуємо підвищений коефіцієнт на топ-товари та на топ-магазини. І це – певна страховка. Ми розробили та самостійно додали ці коефіцієнти до налаштувань MySales. Система дозволяє визначити в які магазини та які показники ми хочемо додати.
— Якими глобальними результатами інтеграції з MySales ви могли б поділитися?
— Це економія ресурсів магазинів. У кожному магазині ми вивільнили людину, яка може займатися покращенням роботи безпосередньо в торговій точці. Ми отримали якісні залишки та контроль над ними. Якщо 90 осіб замовляють кожен, як уміє, то це складно назвати якісним контролем над залишками. Ще одним важливим фактором я назвав би простоту роботи системи. Це був один із наших ключових запитів. Зараз прогнозуванням продажів для двох ринків займається MySales і з нею справляється команда з чотирьох осіб.
— Скільки часу минуло від вибору MySales до перших прогнозів?
— У Латвії нам знадобилося більше часу, бо запуск відбувався з нуля. Довелося по-новому створити процедури, налагодити обмін інформацією та співробітництво між відділами. Ми робили багато тестів: як передаються дані, як їх одержують постачальники. А коли ми зробили усі підготовчі роботи, то все одно були певні побоювання. Система нова, а що буде? Спочатку ми перевели невеликих постачальників, потім середніх, потім поступово почали підключати великих, кожного разу перевіряючи результати. З технічної точки зору процес зайняв до 6 місяців з нашого боку і 2-3 місяці з боку MySales. У Литві процес пройшов швидше. З боку MySales все відбувалося досить просто та швидко.
— Що ви могли б порекомендувати топменеджерам, які зараз на шляху впровадження у своїх магазинах системи автоматизованого прогнозування продажів?
— Я б порекомендував не боятися спробувати щось нове. Якщо говорити про MySales, то за 10-бальною шкалою я б поставив 8-9 балів. Навчившись працювати з цією системою, навіть з невеликими людськими ресурсами, можна досягти значних результатів.
Текст: Retailers
Фото: Drogas