Как организовать работу офиса на удаленке

Иллюстрация: habr.com

Антон Шаяхов, основатель агентства "Аутмаркетинг", потратив три года на перевод команды на удаленную работу, пришел к выводу, что такой формат работы в ближайшие годы не станет массовым явлением. Всему виной – пять проблем, которые не все смогут решить, пишет издание РБК. Приводим адаптированную версию.

---

1. Проблема с поиском сотрудников

Удаленка дает возможность нанимать специалистов не только из столицы, но и из регионов. Иногда в маленьких городках можно встретить настоящих самородков, которые за столичную зарплату будут работать гораздо усерднее.

Однако найти этих людей непросто. Как показал наш опыт, это почти нереально сделать с помощью стандартных сайтов с вакансиями, потому что оценить нужно не только резюме и скиллы соискателя, но и его способность работать на удаленке.

Для нас лучше всего сработали Telegram-каналы и группы в соцсетях, посвященные удаленной работе. Там можно разместить объявление о вакансии бесплатно либо за символические деньги. Приходит довольно много откликов – от десяти до нескольких сотен.

Советы:

• Отдавать предпочтение специалистам, которые хотя бы полгода работали на удаленке и уже решили для себя проблемы, которые я опишу ниже.

• Дать кандидату тестовое задание, максимально приближенное к реальному, и обратить особое внимание на то, как будет складываться коммуникация по нему. В удаленной работе умение общаться – особенно важный навык.

2. Проблема с мотивацией сотрудников

Удаленному работнику сложнее, чем офисному, чувствовать себя частью чего-то общего. Он не может заразиться мотивацией команды или подзарядиться от праздного разговора "у кулера". Поэтому вам придется уделять мотивации больше внимания, иначе сотрудники начнут выгорать.

Советы:

• Стоит хотя бы пару раз в месяц выделять немного времени на личный созвон с каждым сотрудником, чтобы напомнить о его роли в команде, похвалить за победы и помочь с решением проблем.

• Как можно чаще устраивать командные созвоны. Мы делаем это каждое утро, чтобы распланировать день, обсудить текущие задачи, помочь друг другу с решением сложных проблем. Так возникает ощущение общности.

• Организовать среду для беспрепятственного обмена информацией. Для этой цели мы используем командный мессенджер Slack, в котором можно обсудить рабочие вопросы, поболтать о жизни и поделиться новостями.

3. Проблема с планированием и контролем

Чтобы контролировать работу сотрудников в офисе, достаточно обойти столы и посмотреть, кто чем занят. Это не дает на стопроцентно объективную картину, но создает ощущение контроля и для руководителя, и для сотрудника.

На удаленке нет возможности заглянуть подчиненному в монитор или внезапно подойти с вопросом: "Как успехи?". Поэтому понадобится инструмент, который позволяет следить за процессом в реальном времени. Для этого есть специальные сервисы. Они отслеживают активность сотрудников в течение дня – то есть "смотрят" в монитор вместо начальника, "докладывают", чем они заняты, не раскладывают ли пасьянс, не проводят ли время в соцсетях. Но мы таких драконовских методов не используем, предпочитаем контролировать результат, а не процесс.

Совет:
Создайте командный таск-трекер. Вносите в него каждую договоренность, каждую мелкую задачу, чтобы в конце дня можно было посмотреть на список и понять, кто выполняет договоренности, а кто саботирует. Мы используем инструмент Asana.

4. Технические проблемы

Иногда эффективность удаленных сотрудников зависит от событий, которые вы не можете контролировать: отключение электричества, плохой интернет, сбои в работе мессенджера или на сервере таск-менеджера. Такие вещи случаются чаще, чем вы можете представить. Если в офисе можно что-то быстро придумать, то на удаленке придется просто смириться.

Совет:
Имейте под рукой резервный канал общения с командой, чтобы в случае технических сбоев не остаться без связи на целый день и хотя бы частично контролировать работу.

5. Проблема самоидентификации

Сложно чувствовать себя директором и владельцем бизнеса, когда сидишь у себя на балконе в растянутой майке и весь день "тушишь пожары": переписываешься с сотрудниками и клиентами. Ощущаешь себя в лучшем случае секретарем.

В определенный момент это может негативно сказаться на мотивации руководителя, даже захочется вернуться в офис.

Советы:

• Снимите с себя лишнюю нагрузку, освободите время для решения стратегических задач. То есть наймите секретаря или менеджера, который снимет с вас текучку.

• Периодически устраивайте выездные стратегические сессии, на которые собирается вся команда или хотя бы основной костяк. Это помогает понять объемы бизнеса и воочию убедиться, что он существует не только виртуально.