Офис или ремоут? Как наладить работу в удаленном формате: опыт Zakaz.ua

Фото: Depositphotos

Переход на удаленную работу – серьезное испытание для любого бизнеса. Хотя многие компании уже настроили дистанционный формат, но все еще остаются те, кто только привыкает к новым бизнес-процессам и способам взаимодействия. Команда сервиса доставки продуктов Zakaz.ua в колонке для Retailers рассказала об основных плюсах и минусах удаленной работы. 

---

Команда Zakaz частично работает из дома уже больше года. Поэтому сейчас, в условиях очередного усиления карантинных ограничений, когда многие вынужденно перешли на ремоут формат, все процессы в компании функционируют в штатном режиме. А в некоторых направлениях производительность даже выросла. Большое количество успешных проектов было запущено именно в этот сложный для всего мира период. Сервис доставки Zakaz продолжил реализовывать планы по подключению новых партнеров и выходил на новые рынки. К примеру, запустил свой бизнес в Узбекистане.

Как перешли к новому формату работы

Опыт показал, что при разумном подходе можно перейти на удаленный формат всего за несколько дней. Главное – выбрать надежные ИТ- и телеком-решения, позволяющие обеспечить непрерывность, управляемость и безопасность бизнес-процессов для качественной коммуникации сотрудников.

Владельцы компаний еще до пандемии отметили, что тенденция аутсорсинга уже набирает обороты, значительно увеличилось количество специалистов, работающих дистанционно. Локдаун заставил работодателей делать шаги, которые уже назвали «самым крупным мировым экспериментом по удаленной работе». Бизнес в экстренном порядке вынужден был оценить свою техническую базу, существующие рабочие процессы и зрелость корпоративной культуры.

Решение перехода на дистанционный формат работы помогло компаниям сохранить производительность своих команд. Бизнесов, которые перевели 100% своего персонала на удаленный режим, конечно, еще не так много. Какая-то часть сотрудников все равно остается работать в офисе. Однако, если хотя бы 50% или 70% команды ушли в удаленный формат, то для компании это означает хорошую экономию операционных расходов.

Режим работы 2-3 дня в офисе, а все остальное время дома – такой график используют большинство сотрудников компании Zakaz. Есть те, кто совсем не выходит в офис, они работают в удаленном режиме и даже из других городов. В основном это специалисты IT-департамента. Отметим, что на производительности их работы такой формат никак не отражается. В компании даже рассматривают возможность оставить комбинированный график работы и по окончанию пандемии.

На фото: офис Zakaz.ua

Первыми на удаленный формат перешли подразделения технической поддержки и разработки. За тестовые несколько недель стало ясно, что решение о дистанционной организации работы было принято правильно. Потому на ремоут перешли и другие сотрудники. Благодаря тому, что люди стали меньше времени тратить на дорогу в офис, их производительность заметно повысилась.

Можно сказать, что работа на сегодняшний день – это не про оплачиваемые часы в офисе, а непосредственно результат. Новый формат требует от каждого сотрудника осознанности и самоорганизации. Эффективность работы команды напрямую зависит от каждого сотрудника, его зрелости и вовлеченности в процесс. Команда Zakaz работает с сервисами Битрикс и Asana, которые помогают отслеживать все задачи и статус их выполнения. Если нужна информация от коллег из других отделов, всегда можно связаться с ними с помощью дополнительных каналов коммуникаций, таких как корпоративные чаты и мессенджеры.

Обычно считается, что менеджеры партнерских программ или бренд-менеджеры должны находиться “в полях”, проводя свой день не в офисе, а на встречах с потенциальными и действующими клиентами. Однако, наши коллеги коммерческого департамента перестроились на удаленную работу довольно быстро, и это никак не отразилось на их эффективности.

«Мы работаем с использованием вполне типичных средств коммуникации: телефона и различных сервисов для аудио- и видеоконференций. И, если ранее встречи с партнерами проходили в реальном режиме, то теперь эти активности перешли к онлайн-формату. А поскольку наши клиенты – прогрессивные компании, полностью поддержавшие нас, то никаких проблем не возникает», – рассказывает Евгений Нетреба, коммерческий директор сервиса доставки Zakaz.ua.

Команда Zakaz устраивает еженедельные и ежемесячные совместные митинги, в которых участвуют разные отделы. Это помогает оставаться в курсе того, что происходит, например, у коллег из IT-департамента или у маркетологов.

Также в компании Zakaz усилили коммуникацию между сотрудниками с помощью корпоративных чатов и мессенджеров. Если раньше посредством таких каналов связи решали преимущественно рабочие вопросы, то перейдя на удаленный формат, сильно ограничивающий объем социальной коммуникации, добавили и неформальное общение. Это необходимо для того, чтобы сотрудники не чувствовали себя отстраненно.

Рекомендации как перевести свой бизнес в удаленный формат

Мы подготовили несколько советов для компаний, которые в нынешних условиях вынуждены перевести часть работы на удаленный формат.

1. Поддерживайте командный дух и создавайте возможность живой коммуникации как по рабочим, так и по другим вопросам. Это важно для того, чтобы не возникало чувство разобщенности и сохранялось эмоциональное подкрепление. К примеру, если вы организовываете видеоконференции, то лучше, чтобы сотрудники могли видеть друг друга, пусть камеры будут включены. Мы работаем с коллегами в других странах и постоянно поддерживаем с ними активную коммуникацию. Конечно, если позволяют возможности интернет-соединения.
2. Проводите ежедневные коммуникации внутри одного отдела и еженедельные meet-up между отделами. В таком случае сохранится осведомленность всех сотрудников о текущих и запланированных проектах.
3. Заранее решите проблемы эффективности встреч и коммуникаций, поскольку они крайне обостряются в рамках удаленной работы. Вам будет нужен либо руководитель проектов, либо человек, направляющий коллег во время встречи, он будет фиксировать ее результаты.
4. Сейчас предпочтение отдается сотрудникам с высокими навыками самоорганизации и умением планировать свое рабочее время. Поэтому лучше набирать в команду именно таких людей.

Ресурсы, которые организации вкладывают в цифровизацию бизнеса, удаленную работу, комфорт и развитие своих сотрудников сегодня формируют, а завтра позволят развивать гибкую и динамичную модель управления. Часть компаний оставит комбинированный график работы и после пандемии. Кто-то уже приспособился и не сочтет нужным что-то возвращать, а некоторые бизнесы благодаря новому формату стали еще более эффективными. Мир быстро меняется. И если темпы внедрения инноваций можно спрогнозировать, то их направление – нет. Именно поэтому так важно быстро адаптироваться, а лучше действовать на опережение.

Фото: Depositphotos