Виклик самим собі, або як ми отримали потрібний результат, працюючи над чужими помилками у Fashion Retail компанії

Фото: Дашборд. Дані дашборду заповнені випадковими числами

Що простіше при вирішенні поставленого завдання – робити все самим з нуля чи переробляти результат чиєїсь невдалої роботи? Звичайно більшість виконавців за інших рівних обставин вибрали б перший варіант. Але бувають випадки, коли фахівцям все ж таки доводиться доводити до розуму те, що не вийшло у попереднього підрядника або самого замовника. З таким кейсом зіткнулися розробники Cobit Solutions під час впровадження Power BI у сфері роздрібної торгівлі. Приступати до реалізації проєкту нам довелося на чужій платформі.

А почалася ця історія зі спроби фінансового директора Helen Marlen Group Сергія Тупкало запровадити у компанії програму з отримання звітності.

---

Трохи про нашого прогресивного клієнта

Helen Marlen Group – лідер українського fashion retail-ринку. У магазинах мережі представлено 190 світових брендів одягу, взуття та аксесуарів для всієї родини. При цьому 30 із них українські модники та модниці можуть знайти лише на вітринах Helen Marlen.

Ми не просто так наголосили на прогресивності нашого клієнта. Менеджмент компанії завжди в курсі не тільки всіх модних течій fashion-індустрії та передових технологій у веденні бізнесу, а й останніх віянь культури та мистецтва. Компанія підтримує оригінальні ідеї активних жителів столиці та регулярно бере участь у облагородженні пам'яток міста. Наприклад, Helen Marlen Group є одним із учасників масштабного проекту Passage Luxury Destination, реалізованому у самому серці Києва – Пасажі.

Власники Helen Marlen Group, як і її фінансовий директор, дотримуються думки, що для покращення фінансового результату та прискорення досягнення цілей бізнесу керівництву необхідно регулярно бачити чіткі та наочні дані та при цьому мати можливість у будь-який момент перевірити їх коректність. Тому ТОП-менеджмент активно використовує BI-інструменти для управління компанією.

Що і чому не вийшло у Helen Marlen при впровадженні Power BI

Якийсь час тому у компанії вже намагалася використовувати певну програму для отримання даних для звітності. Але працювала вона так-сяк. Цифри, які мали демонструвати відповідальним співробітникам результати роботи фірми, чомусь періодично не збігалися. А сама програма часто давала збої, особливо у момент зміни сезонів, коли до мережі надходили нові колекції. Деякі доходи просто пропадали із системи. Тому взагалі не уявлялося можливим за короткий строк зрозуміти чи припав покупцям за смаком цей товар.

Ключовим словом у роботі програми було слово "повільно". Підрядник працював повільно, витрачаючи велику кількість часу на погодження та наступні  доопрацювання. А аналітики втомлювалися від постійних звірок та пошуку помилок, внаслідок чого не встигали робити решту роботи.

Тоді Сергій уже знав про можливості Power BI та вирішив спробувати впровадити програму у компанії. Новий проект він доручив одному з найактивніших працівників своєї команди. Але ідея зазнала фіаско. Незважаючи на всі старання спеціаліста, робота системи була дуже далекою від коректної. Пізніше стало зрозуміло, що причиною цього був брак знань і компетенцій у відповідального. Цей співробітник працював у конструкторі з обмеженим функціоналом і не мав значного досвіду з базами даних.

У надії отримати потрібний результат Сергій вирішив віддати проект на аутсорс. Але, за його власним зізнанням, ця ідея також виявилася невдалою. Завдання підрядники виконували не оперативно. Програма продовжувала давати збої, дані не сходилися, і їх знову доводилося звіряти вручну. Крім того, що програма не виконувала всіх необхідних функцій, вона забирала велику кількість робочого часу самого Сергія. Фінансовому директорові довелося стати одночасно і тестувальником, і постановником завдань, і менеджером проекту. Таких витрат ресурсів та часу компанія собі дозволити не могла. Адже у менеджера такого рівня багато інших завдань, які не можна доручити нікому іншому.

Як ми змінювали технологію і досягли потрібного результату

Отримавши пропозицію Cobit Solutions про співпрацю, представники компанії насамперед уточнили, чи можливий варіант продовження роботи з платформою, розробленою попереднім підрядником. Спершу нас це зупинило. Але потім ми все ж таки ризикнули і взяли проект у роботу.

Із самого початку впровадження Power BI у компанії перед нами стояли такі завдання:

• Усунення збоїв у роботі програм аналітики;
• Доопрацювання поточної надбудови з вивантаження даних із 1С;
• Виконання низки планових робіт із завантаження звітів як дашбордів;
• Усунення необхідності постійної перевірки даних фінансовими аналітиками.

І ми з ними впоралися. На старті ми виявили причину несправності. Виявилося, що наш попередник використав не зовсім правильну технологію підключення до 1С. Дані програми обліку вивантажувалися через проміжну базу DWH, у яку були додані додаткові фільтри. Для вивантаження однієї з таблиць SQL код прописувався вручну. При цьому він займав близько п'яти сторінок та був погано структурований. У результаті, якщо у таблиці з'являлася помилка, знайти її та виправити ставало цілим квестом на кілька днів.

Ми ж у своїй роботі використовуємо конектор, який дозволяє безпосередньо підключатися до бази Microsoft SQL, де 1С зберігає свої дані. Так, всі об'єкти 1С можна бачити без будь-яких фільтрацій.

Тому все, що було надбудовано, ми переробили і переклали на більш сучасну робочу технологію. У ній все легко відстежується, і тому зрозуміти наскільки сходяться або не сходяться якісь цифри не складає особливих труднощів.

На даний момент у Helen Marlen Group працює і база попереднього підрядника (та сама проміжна надбудова), і новий набір компонентів 1С, які інтегруються у BI за допомогою безпосередньо конектора Cobit Solutions. Друга частина програми працює набагато швидше ніж перша. Також ми внесли у систему оновлення, які дозволяють уникнути великого навантаження на 1С, тим самим усунувши наслідки втручання попереднього підрядника.

По суті, ми тимчасово використовуємо надбудову, яка дістає дані. Але всі нові масиви витягуються з бази. І це займає значно менше часу.

А дані для вивчення показників роботи менеджери компанії отримують ось у такому зручному для прочитання та розуміння вигляді.

Дашборд Основних показників. Дані дашборду заповнені випадковими числами. 

Дашборд Динаміки продажів. Дані дашборду заповнені випадковими числами.

 

Думка клієнта про Power BI та support після її впровадження

«Основа – як дані вилучатимуться з 1С та структурна модель даних – це дуже важливо. До цього потрібно поставитися уважно і один раз зробити правильно.  Якщо вам якийсь підрядник збере це з помилками, то, швидше за все, доведеться все переробляти», – коментує процес впровадження Power BI Сергій Тупкало, який на своєму досвіді знає про всі проблеми, які виникають через недоробки підрядників.

Є у Сергія і своє бачення того, чи потрібно для подальшої роботи з Power BI наймати до штату фахівців або користуватися підтримкою Cobit Solution.

На думку фінансового директора Helen Marlen Group, рішення брати відповідальних за роботу програми до штату або на аутсорс залежить від багатьох факторів. Як ми вже писали вище, Сергій має той та інший досвід. Тому він знає плюси та мінуси обох варіантів.

У першому випадку, за словами Сергія Тупкало, вам потрібно буде знайти гарних спеціалістів. Але це ще не все. Необхідно вміти правильно використовувати їх потенціал, стежити, щоб у них було завантаження і мати навички грамотної постановки технічного завдання у сфері візуалізації даних.

Плюс треба враховувати, що у результаті плинності кадрів, а цей процес неминучий у будь-якій компанії, втрачається наступність: частина інформації гине, частина просто втрачається разом із напрацюваннями співробітника. Тому сенс тримати спеціаліста у штаті, можливо, є, якщо ви готові використовувати систему Power BI у всіх бізнес-процесах та розвивати її надалі.

Якщо ціль обмежена певними рамками – візуалізацією окремих процесів, отриманням певних даних, оперативною інформацією щодо деяких функціональних сфер бізнесу – то варто розглядати аутсорс.

А ще Сергій Тупкало звертає увагу на такий нюанс, як порозуміння між замовником та підрядником.

«Якщо виконавці розуміють вашу термінологію, вашу структуру, постановку технічного завдання, то я не бачу потреби наймати спеціаліста у команду.

Fashion Retail – досить специфічний бізнес. І пояснювати його особливості людині ззовні досить складно. При постановці завдання фахівець має одразу зрозуміти, що від нього потрібно. У того, хто тільки починає працювати з програмою, буде багато питань щодо розрахунків KPI, використання формул і прийнятих раніше визначень процесів. Отже, передаючи завдання новому виконавцеві, не варто очікувати, що він впорається з ним у найкоротші терміни.

Тому, бажано не змінювати партнерів, працювати весь час з одними й тими самими людьми. За такої співпраці, згадаємо криву навчальності, найбільші зусилля витрачаються на початковому етапі. А далі, з кожним звітом, з кожною візуалізацією працювати з постійним виконавцем стає все легше та зручніше», – ділиться досвідом фінансовий директор компанії.

Дмитро Чашник, СЕО Cobit Solution про підтримку роботи Power BI з боку підрядників

Чи потрібен для звірки даних із різних джерел окремий фахівець? Наскільки часто знадобиться перевірка після проходження етапу тестування? Чи зможе бізнес обійтися без підтримки з боку підрядників? Ці питання цікавлять усіх наших замовників.

Дмитро Чашник зазначає, що, як правило, перевірка потрібна на етапі тестування нового функціоналу. У цей момент йде звірка контрольних цифр та вибіркових даних із 1С. Тобто після побудови самої бази, ми спочатку робимо звірочні дашборди та проводимо їхню перевірку. Коли ми вже представляємо функціональні дашборди, відповідність даних спочатку звіряє програміст, а потім менеджер проектів фінансової аналітики. Коректність інформації звіряється або за 1С, або за опорними (контрольними) цифрами, які запитуються у клієнта з існуючої звітності.

Для Helen Marlen Group спеціаліст компанії проводить дрібні правки у роботі системи, оновлення програм, відновлення баз, які відпали по тайм-ауту, надання доступів і консультації з питань, що виникають.

Після виконаного доопрацювання старого технологічного рішення та реалізації підтримки за поставленим завданням, Helen Marlen Group та Cobit Solution розширили співпрацю. Наразі компанія займається проектом для окремої мережі дитячих магазинів Baby Marlen. У ньому вже реалізовані такі етапи:

• Інтеграція в Power BI 3-х баз 1С, у ході якої на базі BI проведено фінансову консолідацію та виділення внутрішньогрупових операцій між ними;
• Генерація дашбордів з продажу, маржинальності та валового прибутку;
• Створення набір панелей моніторингу для мобільних пристроїв, до яких звикли власники основного бренду (зроблені у форматі плиток).

І зараз для мережі Helen Marlen Group компанія робить нові дашборди. Останні дані, які були візуалізовані на прохання менеджерів – це розрахунок амортизації.

Сергій Тупкало про те, чим закінчилася ця історія

Про те, як йому працюється зі спеціалістом нашої компанії, фінансовий директор Helen Marlen Group розповідає так:

«Зараз я працюю з одним із розробників Cobit Solutions. З початку співпраці я відчув зовсім інший підхід у роботі. Фахівець розуміє нас із півслова. І завдання виконує набагато швидше, ніж попередні підрядники. Причому робить все практично відразу правильно, так що нам нічого не доводиться коригувати, переробляти.

Взяти ту саму візуалізацію. У людини просто відчувається акуратність та перфекціонізм. Тому ми не втрачаємо часу на редагування шрифтів, графіків та інших елементів, як це відбувалося з попередніми виконавцями. Відповідно, ми не витрачаємо і гроші, адже виправлення у роботі – це витрати замовника.

Але не це найголовніше. Основна проблема у роботі системи візуалізації звітності – верифікація даних. Тут важливо від початку робити все правильно. Переробити архітектуру баз даних DWH під себе і пояснювати новому найнятому спеціалісту, як вона працює: як прописані ці запити, як відбувається викачування даних – завдання дуже трудомістке і витратне за часом».

Саме час – один із найцінніших ресурсів – і економить для фінансового директора спеціаліст Cobit Solution.

«Зараз у мене всі дані оновлюються щодня. Я дивлюся періодично, коли роблю свої звіти, чи все сходиться. І переконавшись, що все гаразд, живу собі спокійно далі», – каже Сергій Тупкало.

І ще трохи про те, навіщо потрібна аналітика у Fashion Retail

Проблеми, які підштовхнули Helen Marlen Group до впровадження Power BI, є актуальними для будь-якої торгової мережі, незалежно від типу реалізованих товарів та географічного положення. Усім їм для результативної роботи необхідна проста та зрозуміла візуалізація сильних та слабких сторін бізнесу.

І з цим завданням чудово справляються дашборди. Використовуючи їх дуже зручно порівнювати сезонні показники роботи, виявляти попит на бренди (марки), колекції та окремі моделі товарів, аналізувати результати торгових точок, відділів, продавців, касирів та приймати оперативні рішення щодо подальших напрямків діяльності.

Спеціалісти Cobit Solutions готові запропонувати кейс рішень для візуалізації даних для Fashion Retail та інших напрямів торгівлі. Скориставшись ними, ви, як і наші партнери з Helen Marlen Group, отримаєте чудовий інструмент для аналітики даних та подальшого розвитку вашого бізнесу.