Офіс чи ремоут? Як налагодити роботу у віддаленому форматі: досвід Zakaz.ua

19.11.2021
839

Фото: Depositphotos

Перехід на віддалену роботу – серйозне випробування для будь-якого бізнесу. Хоча багато компаній уже налаштовували дистанційний формат, але й залишаються ті, хто все ще звикає до нових бізнес-процесів та способів взаємодії. Команда сервсіа доставки продуктів Zakaz.ua у колонці для Retailers розповіла про основні плюси і мінуси віддаленої роботи.


Команда Zakaz частково працює з дому вже понад рік. Тому зараз, в у мовах чергового посилення карантинних обмежень, коли більшість компаній вимушено перейшли на ремоут формат, всі процеси у компанії функціонують у штатному режимі. А у деяких напрямках продуктивність навіть зросла. Чимала кількість успішних проектів була запущена саме у цей складний для всього світу період. Сервіс доставки Zakaz продовжував реалізовувати свої плани з підключення нових партнерів та виходив на нові ринки. Наприклад, запустив свій бізнес в Узбекистані.

Як перейшли до нового формату роботи

Досвід показав, що за розумного підходу можна перейти на віддалений формат лише за кілька днів. Головне – вибрати надійні ІТ- та телеком-рішення, що дозволяють забезпечити безперервність, керованість та безпеку бізнес-процесів для якісної комунікації працівників.

Власники компаній ще до пандемії відзначили, що тенденція аутсорсингу вже набирає обертів, значно побільшало дистанційних працівників. Локдаун змусив роботодавців робити кроки, які вже назвали «найбільшим світовим експериментом із віддаленої роботи». Бізнес в екстреному порядку змушений був оцінити свою технічну базу, існуючі робочі процеси та зрілість корпоративної культури.

Рішення переходу на дистанційний формат роботи допоміг компаніям зберегти продуктивність своїх команд. Бізнесів, які перевели 100% свого персоналу на віддалений режим, звичайно ще не так багато. Якась частина працівників все одно залишається працювати в офісі. Проте, якщо хоча б 50% чи 70% команди пішли на віддалений формат, то для компанії це означає хорошу економію операційних витрат.

Режим роботи 2-3 дні в офісі, а весь інший час вдома – такий графік використовують більшість співробітників компанії Zakaz. Є ті, хто зовсім не виходить в офіс і працюють у віддаленому режимі навіть з інших міст. В основному, це спеціалісти IT-департаменту. Зазначимо, що на продуктивності їхньої роботи такий формат ніяк не позначається. У компанії навіть розглядають можливість залишити такий комбінований графік роботи і після закінчення пандемії. 

На фото: офiс Zakaz.ua

Першими на віддалений формат перейшли підрозділи технічної підтримки та розробки. За тестові кілька тижнів стало зрозуміло, що рішення про дистанційну організацію роботи було прийнято правильно. Тому на ремоут перейшли й інші працівники. Завдяки тому, що люди стали менше часу витрачати на дорогу в офіс, їх продуктивність помітно підвищилась.

Можна сказати, що робота тепер – це не про оплачувані години в офісі, а суто результат. Новий формат вимагає від кожного працівника усвідомленості та самоорганізації. Ефективність роботи команди зараз напряму залежить від кожного співробітника, його зрілості та залученості у процес.

Команда Zakaz працює з сервісами Бітрікс та Asana, які допомагають відстежувати всі задачі та статус їх виконання. Якщо потрібна інформація від колег із інших відділів, то завжди можна зв'язатися з ними за допомогою допоміжних каналів комунікацій. Наприклад, корпоративні чати та месенджери.

Зазвичай вважається, що менеджери з партнерських програм чи бренд-менеджери повинні перебувати у полях, проводячи свій день не в офісі, а на зустрічах з потенційними та діючими клієнтами. Однак наші колеги комерційного департаменту перелаштувалися на віддалену роботу блискавично, і це ніяк не вплинуло на їхню ефективність.

“Ми працюємо з використанням цілком типових засобів комунікації: телефон та різні сервіси для аудіо- та відеоконференцій. І якщо раніше найчастіше зустрічі з партнерами проходили у реальному режимі, то тепер ці активності перейшли до онлайн-формату. А оскільки наші клієнти – прогресивні компанії, які повністю підтримали нас, то жодних проблем не виникає”, – розповідає Євген Нетреба, комерційний директор сервіса доставки Zakaz.ua.

Команда Zakaz влаштовує щотижневі та щомісячні спільні мітинги, у яких беруть участь різні відділи. Це допомагає залишатися в курсі того, що відбувається, наприклад, у колег з IT-департаменту чи у маркетологів.

Також у компанії Zakaz посилили комунікацію між працівниками через корпоративні чати та месенджери. Якщо раніше такими засобами вирішували переважно робочі питання, то, перейшовши на віддалений формат, який сильно обмежує обсяг соціальної комунікації, додали й неформальне спілкування. Це необхідно для того, щоб працівники не відчували, що залишилися самі.

Як перевести свій бізнес у віддалений формат

Ми підготували кілька порад для компаній, які в нинішніх умовах мусять перевести всю або частину роботи на віддалений формат.

  1. Підтримуйте командний дух та створюйте можливість живої комунікації як з робочих, так із інших питань. Це важливо для того, щоб не виникало відчуття роз'єднаності та зберігалося емоційне підкріплення. Наприклад, якщо ви організовуєте відеоконференції, то краще, щоб колеги могли бачити одне одного, нехай камери будуть увімкнені. Ми працюємо так із колегами в інших країнах, комунікацію з ними підтримуємо постійно. Звісно, якщо дозволяють можливості інтернет-з'єднання.
  2. Проводьте щоденні комунікації всередині одного відділу та щотижневі meet-up між відділами. У такому разі збережеться обізнаність усіх співробітників про поточні та заплановані проєкти.
  3. Завчасно вирішіть проблеми щодо ефективності зустрічей і комунікацій, оскільки вони вкрай загострюються у рамках віддаленої роботи. Вам знадобиться або керівник проєктів, або людина, яка направлятиме колег під час зустрічі, фіксуватиме її результати.
  4. Зараз віддається перевага працівникам із високими навичками самоорганізації та вмінням планувати свій робочий час. Тому краще набирати собі у команду саме таких людей.

Ті ресурси, які організації вкладають у цифровізацію бізнесу, віддалену роботу, комфорт та розвиток своїх працівників сьогодні формують, а завтра дозволять розвивати гнучку та динамічну модель управління. Частина компаній залишить комбінований графік роботи і після пандемії. Хтось вже пристосувався та не вважатиме за потрібне щось повертати, а деякі бізнеси завдяки новому формату стали ще більше ефективніші. Світ швидко змінюється. І якщо темпи впровадження інновацій можна передбачити, то їхній напрямок – ні. Саме тому так важливо швидко адаптуватися чи краще взагалі діяти на випередження.

Фото: Depositphotos

Читайте свіжі новини та аналітику про рітейл та інтернет-торгівлю в Україні та світі на нашій сторінці в Facebook , на нашому каналі в Telegram , а також підписуйтесь на нашу щотижневу e-mail розсилку.