Как автоматизировать HR-процессы в ритейле

valent40.wix.com

 

Директор компании Smart IT Кирилл Руднев рассказывает, как с помощью системы Microsoft Dynamics управлять процессом подбора и обучения персонала в розничной торговле 

— Какие HR-процессы в ритейле можно автоматизировать, чтобы улучшить эффективность работы отдела кадров?

— Самая большая задача отдела кадров — это управление текучкой персонала. Для крупных ритейлеров характерно большое количество линейного персонала, соответственно, большое количество заявок, большое количество наймов и точно так же большое количество освобождений. Люди либо обращаются в компанию, присылая резюме по электронным каналам связи, что нехарактерно для линейного персонала, либо приходят. Если человек отправляет резюме электронным способом (заполняет анкету на сайте или отправляет через сайт рекрутинга), то HRM system может автоматически его распознать. Например, как только на сайте Work.ua или HeadHunter происходит отклик, информация тут же попадает в HRM-систему, где начинается бизнес-процесс.

— Что вы подразумеваете под распознанием?

— Когда на электронный ящик HR-менеджера прийдет письмо, система автоматически его увидит, создаст карточку потенциального кандидата. В случае с формой на сайте можно формализовать такие поля, как «компетенция». Мы можем автоматически наложить имеющиеся у кандидата компетенции на требуемые и сказать, подходит он или не подходит на эту должность.

Идеальный вариант для HR-менеджера — получить заявку в электронном виде. Реализовать это просто: когда человек приходит в компанию, мы просим заполнить не бумажку, а внести данные в компьютер либо заполнить поля в электронном киоске наподобие всем знакомых терминалов «ПриватБанка».

— В Украине уже есть такие решения?

— На самом деле это просто. HR-сотрудник в ритейле обрабатывает огромное количество информации, но руководство компании считает, что нанять менеджера, который будет вручную сканировать данные, дешевле, чем внедрить киоск за $1 000. Но эффективность киоска значительно выше.

Например, в офисе «Велика Кишеня» стоит компьютер, и человек, который приходит в офис, регистрирует себя сам. Это простая функция, которую может осилить любой. Мое мнение — нужно внедрять эту технологию, поскольку она незатратная и крайне эффективная. У HR-менеджера высвобождается время, и вместо того чтобы сканировать паспортные данные, он может задать дополнительные вопросы кандидату для выявления базовых мотиваций. Буквально в ту же секунду, как человек заполняет первые поля, его кандидатуру можно отсечь по базовым критериям. Как только мы получили информацию в электронном виде, запускаются бизнес-процессы. Наша компания — не ритейл, но только в прошлом году мы обработали 17 000 анкет. Ритейлу, где работают десятки тысяч людей, мы предлагаем автоматизированные системы обработки информации. Система анализирует текст, написанный в электронной анкете, и принимает решение. Система самообучаема и принимает решение, не просто проанализировав слова в резюме, а сопоставив с предыдущими резюме в базе, которые как позитивны, так и негативны. Если мы наняли человека, то его компетенции из резюме попадают в список тех резюме, которые повышают оценку нового человека, а тех, которых мы отклонили, — понижают. Так работает система машинного обучения.

– По каким алгоритмам работает система?

– Анализ текста. Существует мнение, что живой человек примет более адекватное решение, но люди относятся к работе не так, как машина, которая анализирует факты. Современные системы самообучаются и растут.

— Что анализируется в тексте?

— Система находит и анализирует ключевые слова в образовании, в опыте работе.

Она анализирует существующую базу резюме и результаты: какого кандидата взяли, кто до сих пор работает, кто уволился через два дня. И эта же система, анализируя операционную загрузку, может выдать прогноз, сколько человек должно выйти на смену.

— Если она самообучаема, то она должна быть связана с операционными данными бизнеса?

— Ей нужно получить количество информации по чекам, по количеству транзакций, по количеству посетителей.

— Как это работает?

— Это алгоритм, который присоединяется к другим ИТ-системам компании. Система анализирует прогноз погоды и может спрогнозировать трафик покупателей. Например, в дождливые дни меньше людей ходит в ТРЦ. Анализ происходит методами математической статистики. Для таких прогнозов не нужен аналитик, который будет делать не всегда правильные предположения. Машине все равно, она выстраивает тренды.

Причем прелесть машинного изучения в том, что данные могут быть неструктурированы. Машинное обучение может «съедать» любые данные на входе и распознавать их по типам. Таких методов около сотни. Самый распространенный — метод нейросети. Можно взять несколько алгоритмов и сравнить их результат.

— Какими функциями можно помочь упростить работу HR-отдела, кроме процессов обработки входящих резюме и прогнозирования смен?

— Мы обсудили процесс поиска и найма сотрудников. После того как человек вышел на работу, у него появляется его куратор, линейный руководитель. За этим система следит и напоминает. Далее начинается внутренний цикл сотрудника в компании. В идеале это должен быть idea-менеджмент. В западных компаниях уже приходят к тому, что у самого простого кладовщика есть идеи, и мы должны их выслушать. Там очень высока роль конечного человека.

— Как можно на практике реализовать idea-менеджмент и посмотреть, какие идеи есть у сотрудников магазинов?

— Процесс может быть любой. Например, можно реализовать это с помощью мобильного приложения, где зарегистрированы все сотрудники. Все могут подать свои идеи, а далее они проходят стресс-тест. Например, только те, которые набрали определенное количество лайков от сотрудников, идут на рассмотрение руководству. В этом же приложении можно реализовать проект геймификации, но он не будет работать без социальных сетей.

— Как можно использовать геймификацию?

— Геймификация может быть построена на выполнении какого-то действия, достижения рабочего показателя, или привязана к геометкам. Например, для мерчандайзеров типично чекиниться в местах, где они должны быть. Эти чекины можно использовать для внутренней сети, но можно вывести и на внешние источники. У нас есть клиент в ритейле, для которого мы запускали внутреннею соцсеть на мобильном приложении. В этом приложении был устроен еженедельный конкурс по количеству лайков по его сообщению в сети. Соцсеть развернута на несколько тысяч продавцов в розничных точках, которые каждый день общаются с клиентами. Функция социальной сети несет в себе базу знаний. Эти знания выдаются в виде документации в соцсети, любой сотрудник может ввести название товара и получить информацию. Также HRM-систему можно использовать для обучения. Обучение ведется онлайн- и офлайн-методами. В офлайне проводится мероприятие, фиксируются результаты, а система ведет их учет. Можно мотивировать людей слушать подкаст, и за его прослушивание выдавать баллы, а потом конвертировать в призы.

— Система может проводить и автоматизировать процесс оценки персонала?

— Performance review — это одна из базовых функций, которую выполняет HRM-система. С ее помощью можно проводить аттестацию, экзамены, ставить цели на следующий период.

— Может ли она сформировать кадровый резерв?

— Кадровый резерв — это база аппликантов, которым еще не сделано предложение. Система квалификации может подобрать из базы либо уже действующих сотрудников, либо из числа сторонних. Система будет работать, как сказано. Это кается как мидл-менеджмента, так и линейных сотрудников.

 

Автор: Юлия Белинская

Презентация возможностей Smart IT будет проведена на конференции HRD-Digital, которая состоится 2 июня в Киеве 

Партнер рубрики