Как управлять магазином и не сойти с ума

Автоматизация — инструмент современного предпринимателя

Почему покупатели любят одни магазины и не посещают другие? Они не хотят стоять в очередях и толпиться в проходах, нарваться на некачественный товар и столкнуться с аферистами в онлайн-торговле. В то же время покупатели ожидают, чтобы товар был в наличии, чтобы были привлекательные скидки, быстрое и вежливое обслуживание. Для этого в магазинах ежечасно ведётся работа по системному обслуживанию посетителей. 

---

Что такое автоматизация?

Чтобы тысячи товаров не смешались в кучу, а поход за покупками не превратился в квест, предприниматели автоматизируют магазины. Следствие автоматизации — штрихкодирование товаров, синхронизация цен, работа со складскими остатками и клиентской базой. 

Цель автоматизации розничной торговли – упорядоченная и стабильная работа магазинов и торговых сетей. Чтобы автоматизировать магазин нужны программа учета и торговое оборудование.

Какие задачи закрывает программа учёта?

Контроль за движением товаров

Основные проблемы владельца магазина — неактуальное состояние склада, несоответствие цен на ценниках, ручное перемещение товаров между торговыми точками, длительные переучеты. 

Автоматизация контролирует все бизнес-процессы магазина: товар находится в поле зрения программы, начиная с поступления на склад и заканчивая продажей на кассе. 

Программа Торгсофт знает о товаре всё: наименование, количество, цену, цвет и неограниченное количество других характеристик. Если надо внести изменения — это можно сделать за несколько секунд. 

Программа показывает, сколько товара в наличии, какой товар заканчивается, быстро сформирует заказ поставщику, учтёт какой товар нужен, а какой — нет. В программе учёта можно запретить заказывать неактуальные позиции или все товары у поставщика, с которым вы больше не сотрудничаете. На основании заказа формируется приходная накладная. 

Переучет можно провести в удобное время: магазин не надо закрывать, а вместо дня или ночи напряженной работы инвентаризация занимает несколько часов. 

Управление финансами

Часто предприниматель не знает, сколько денег в бизнесе, каким количеством средств он располагает. Как из общего вала определить, что предстоит потратить на бизнес, какую сумму на зарплату не трогать и сколько в итоге владелец бизнеса заработал?

Программа для магазина покажет объем выручки за период, спрогнозирует прибыль с учетом расходов на закупку товара, зарплату, аренду и прочие затраты. Предупредит возможные убытки, потому что результаты торговли можно проанализировать и пойти на опережение: прекратить тратить деньги, отложить нужную сумму на предстоящие расходы. 

В любой момент можно увидеть итоги торговли. Причем для этого необязательно находиться в магазине: следить за процессом можно со смартфона.

К примеру, вы продаете открытки и получили от заказчика 5000 гривен предоплаты. Из них у вас ушло 800 гривен на разработку макета, еще 1500 — на изготовление и 700 — на вознаграждение сотруднику. Вы заработали 2000. Но учли ли вы затраты на рекламу, аренду, отправку и оплату такси, которое доставило вам открытки? 

Управление сотрудниками

Управлять двумя-тремя сотрудниками можно и вручную. Но когда их больше — сложно удержать в голове, кто заболел, кто отпросился по семейным обстоятельствам, кто опоздал. После — надо учесть оплату за пропущенные дни, сокращенные смены, не забыть начислить больничные и отпускные. 

Программа ведет табель рабочего времени, регистрирует приход сотрудников на работу, учитывает переработки, сверхурочные, надбавки, почасовую оплату.

Торгсофт поможет с мотивацией продавцов: установит план продаж, начислит процент от проданного товара, учтёт работу каждого продавца или команды. 

Защита от махинаций

Воровство и махинации сотрудников наносят ущерб владельцу бизнеса. Среди распространенных злоупотреблений: продажа товара мимо кассы, присвоение скидок и бонусов, подмена товара, невыдача чека. 

Многие продавцы боятся и сопротивляются автоматизации, потому что знают, что программа учета вычислит нарушение и доказать, что «это программа сама виновата» продавцу будет сложно. Поэтому сам факт автоматизации — это превентивная мера, которая заставит сотрудника десять раз подумать прежде чем украсть.

Программа фиксирует все действия пользователя. Продавец не сможет не выдать чек или просто взять на некоторое время деньги из кассы.

Сотрудникам нужно давать разные права доступа, в зависимости от должности. В Торгсофт можно открыть или закрыть буквально каждую кнопку, чтобы продавцы не увидели зарплаты друг друга, сколько денег вы заплатили поставщику, какая прибыль у магазина и другую информацию для управленца. 

Привлечение и удержание покупателей

Предприниматели вкладывают много денег в ремонт и оформление магазина, товарную выкладку, найм и инструктаж сотрудников, чтобы «понравиться» покупателю. Это важно, но этого недостаточно. Среди двух приблизительно одинаковых магазинов покупатель выбирает тот, где обслуживают быстрее, товар немного дешевле, есть привлекательные условия, например, регулярные скидки или приятная бонусная программа.

Автоматизация сокращает время расчёта на кассе и делает покупку комфортной и безопасной для покупателя.

У магазина появляются системный и контролируемый процесс привлечения новых покупателей: проведение акций и программ лояльности, внедрение дисконтных и бонусных карт, сертификатов. 

Анализ результатов торговли

Не все владельцы бизнеса способны спрогнозировать тренды и предвосхитить покупательский спрос: вовремя привезти то, что будут покупать. Без аналитики предприниматель может заблуждаться какой товар хорошо продается. 

Анализ информации о результатах торговли поможет сделать выводы, что лучше продается, отследить сезонность, обеспечить наличие товара на складе. 

В этом помогут 5 отчетов для бизнеса, которые предприниматели используют чаще всего:

• ABC XYZ анализ.

• Товарный отчет за период.

• Анализ реализации по видам товаров.

• Анализ покупок клиентов.

• Анализ интенсивности продаж.

Например, владелец книжного магазина уверен, что самый популярный товар — детская литература, а если проанализировать продажи, становится ясно, что больше прибыли приносят кулинарные книги. 

Системный бизнес

Бизнес, где всё держится на энтузиазме владельца, нельзя назвать системным. Когда предприниматель боится делегировать и не доверяет сотрудникам, то вынужден делать всё сам. Работа нередко заканчивается после полуночи, рутина повторяется ежедневно и гасит предпринимательский запал. 

Задача программы — вытащить предпринимателя из бесконечного процесса принятия решений, дать возможность опираться на цифры, а не на слова сотрудников, делегировать задачи без опаски. 

Если владелец интернет-магазина хочет уехать в отпуск, ему надо убедиться, что клиентов обслуживают не хуже, чем с его активным участием. В программе можно удаленно проконтролировать выписку счетов, оплаты от клиентов, соблюдение сроков отправки товара и о чем говорил менеджер с клиентом.

Универсальный помощник 

Для управления бизнесом приходится использовать десятки сторонних сервисов: искать товар в excel, проверять заказы в личных кабинетах Prom.ua и Rozetka, записывать контакты с клиентами в CRM, заходить в кабинет Новой почты для отправки посылок, продавать фискальные товары через приложение налоговой «пРРОсто», отправлять напоминание о поступлении нового товара в вайбере.

Все эти функции объединены в Торгсофт. Из одной программы можно делать всё: 

• вести учет склада,

• выгружать товар и принимать заказы на маркетплейсах,

• оформлять посылки,

• фиксировать контакты с клиентами,

• продавать фискальный товар через пРРО,

• печатать налоговые накладные,

• экспортировать информацию в бухгалтерские программы,

• отправлять массовые рассылки.

В период локдауна многие клиенты Торгсофт отпускали продавцов и управляли интернет-торговлей самостоятельно: программа синхронизирует склад, заполняет информацию о товарах, цены, заказы, а предприниматель продает и работает с клиентами. 

Программа — это мультизадачный и универсальный помощник предпринимателя. Она не просит кушать и ей не надо платить зарплату, у нее не болит голова и она не уходит в декрет. 

Это ваш бессменный сотрудник, который точно выполняет поставленные задачи и помогает принимать правильные управленческие решения для развития вашего бизнеса.

Автоматизировать бизнес за 1 день