Как сервис е-ТТН от EDIN оптимизирует процесс поставок компании "Три Медведя"

Фото: EDIN.UA

Предпосылки внедрения

---

Компания «Три Медведя» поставляет продукцию в национальные и локальные торговые сети Украины, работает с дистрибьюторским и розничным каналам сбыта, а также экспортирует продукцию в около 10 стран мира.

Ежедневно проходит более 1500 поставок товара, что требует большой штат сотрудников, которые обрабатывают каждый заказ и формируют пакет бумажных документов, печатаемых специальной промышленной скоростной техникой.

Бумажный документооборот - это обычно значительные затраты на расходные материалы, возможные ошибки, связанные с человеческим фактором, что в свою очередь приводит к постоянному редактированию и созданию новых документов. А это значительные затраты времени, которые не ускоряют, а скорее тормозят бизнес.

Например, возвращение подписанных документов требует порой до 20 дней, как результат - компания поздно узнает о несоответствиях при отгрузке товара. Это в свою очередь влияет на корректировку дебиторской задолженности, несвоевременной регистрации налоговых накладных и задержки оплаты транспортным предприятиям.

«Среднее количество документов, которыми мы обмениваемся с контрагентами ежедневно составляет более 10 тыс. Это большие расходы только на бумагу, а еще расходы на пересылку этих документов, оплата работы персонала и т.д.», - рассказывает Юлия Иванченко, Директор по логистике ООО «Три медведя».

Сервис е-ТТН от провайдера EDIN

В 2019 Министерство инфраструктуры Украины инициировало создание товарно-транспортной накладной в электронном виде (e-ТТН) на законодательном уровне, создав рабочую группу из провайдеров электронного документооборота в состав которой одним из первых вошел провайдер EDIN.

Выгоды использования е-ТТН очевидны: контроль всего процесса доставки и подписания е-документов, исключение ошибок человеческого фактора или потери ТТН, экономия средств на каждом этапе поставки и согласования, 25 - 50% роста производительности труда водителей, подписантов.

Е-ТТН позволяет уже через 20 минут после выгрузки товара получить подписанные всеми сторонами документы. Это существенное упрощение взаимодействия между участниками процесса, намного меньше цепь обработки и передачи документов, возможность доступа к актуальной информации в режиме реального времени из любой точки.

Как подключиться к сервису по обмену е-ТТН?

Прежде всего нужно выбрать провайдера электронного документооборота, который был в рабочей группе и тестировал данный сервис с контролирующими государственными органами. Кстати для всех, кто к 31.12.2020 подключится к сервису е-ТТН от EDIN - действуют специальные условия: безлимит на обмен электронной ТТН со своими партнерами при единоразовой уплате всего 100 грн. Подключиться и узнать подробности можно по этой ссылке.

Также нужно изменить сам процесс работы с ТТН:

1. водителю и/или экспедитору, грузоотправителю, и тому, кто получает груз, необходимо иметь КЭП (квалифицированную цифровую подпись) для подписания электронной ТТН;

2. иметь возможность подписать е-ТТН с помощью токенов, МобайлИД, Облачной подписи;

3. иметь необходимый девайс для ознакомления водителем перед подписанием с е-ТТН через мобильную версию сайта. Это может быть смартфон, планшет, или он может ознакомиться с документом на мониторе у грузоотправителя и/или грузополучателя;

4. ознакомиться с законодательными предпосылками внедрения и пройти тестовую перевозку по ссылке;

5. подключиться к сервису е-ТТН от EDIN по лояльным условиям.

«Внедрение электронной ТТН дает, среди прочего, также возможность более рационально управлять оборотными средствами. Сейчас переход на е-ТТН - это опция, а не обязанность для компаний, но мы рассчитываем, что все больше игроков рынка будут понимать очевидные преимущества этого процесса. И надеемся, что в перспективе внедрение е-ТТН будет способствовать росту конкурентоспособности украинской логистики на международной арене.

Мы заинтересованы в переходе на е-ТТН, поскольку сможем ввести безбумажную автоматизированную быструю и прозрачную цепь заказа авто, транспортировки и передачи товара к точкам поставки, а также получения акта выполненных работ для обеих сторон

Мы сможем видеть статус на каждом этапе движения транспорта, груза. Это существенно поможет уменьшить расходы. Кроме того, несмотря на карантин и удаленную работу, работники смогут в любом месте нахождения формировать, утверждать, изменять и отслеживать документы и грузы. Ожидаем, что диджитализация транспортных услуг поможет сделать сервис более быстрым, удобным и, конечно, качественнее », - прокомментировала Юлия Иванченко.

Электронная ТТН гарантирует целостное взаимодействие: от заказа к налоговой накладной, интеграции с EDI, полную цепь поставки в электронном виде. Водитель, грузоотправитель, грузополучатель - все они могут при наличии интернета получить техническую поддержку 24/7 по любым вопросам. Во избежание длительного внедрения в работу, простая интеграция с учетной системой позволяет работать в обычном интерфейсе и оптимизирует работу с документами.

Сегодня е-ТТН - это реальный сервис, который уже сейчас может ускорять бизнес, сокращать задержку платежей в 4,5 раз и предоставлять всем участникам транспортного процесса новые бизнес-возможности для роста.