Електронний документообіг для ФОП: які платформи спрощують роботу у 2026 році

Фото: magnific.com

ФОП, магазини й великі компанії дедалі частіше відмовляються від паперових документів на користь цифрових сервісів. Електронний документообіг дозволяє швидше підписувати договори, працювати з контрагентами та економити час на рутині. Retailers зібрав популярні сервіси, які сьогодні використовує український бізнес.

monodoc

Сервіс доступний за адресою doc.mono.bank і на момент публікації виглядає як рання версія продукту з базовим набором функцій. Водночас сам факт його появи може вказувати на новий напрям розвитку monobank, а саме на розширення за межі класичного банкінгу у бік B2B-рішень.

Наразі monodoc дає змогу завантажувати файли, підписувати та ділитися ними з іншими користувачами. Для підпису доступні кілька варіантів: файлові ключі, “Дія.Підпис”, а також власний електронний підпис банку — monоКЕП.

Користувачі можуть створювати публічні посилання на документи, додавати підписантів за ім’ям або email, перейменовувати файли та готувати їх до друку. Інтерфейс поки що простий і мінімалістичний. Це базовий інструмент для підписання та обміну документами. Інформація про тарифи чи бізнес-модель сервісу наразі відсутня.

Запуск продукту виглядає як продовження попередніх ініціатив monobank у сфері електронного підпису. Ще у 2022 році банк додав можливість підпису документів через “Дію” прямо в застосунку, а згодом інтегрував власний електронний ключ monоКЕП. При цьому окремого інструменту для повноцінної роботи з документами, включно зі зберіганням, обміном і багатостороннім підписанням, у банку раніше не було.

monodoc, фото: finteco.com.ua

NovaDoc 

Nova Digital, яка входить до групи компаній Nova разом із “Новою поштою”, запустила власну платформу електронного документообігу для бізнесу — NovaDoc. Сервіс працює виключно у браузері за посиланням. Це повноцінна платформа, яка функціонує як звичний застосунок, але без необхідності встановлення.

Окрім створення та погодження документів до підписання, NovaDoc охоплює повний цикл роботи з ними:

• гнучке налаштування ролей і рівнів доступу;

• можливість коментування та додавання вкладень у будь-якому форматі;

• використання шаблонів для типових процесів;

• редагування документів перед підписанням.

Як зазначають у Nova Digital, сервіс уже пройшов внутрішнє тестування в межах групи NOVA і тепер відкритий для всіх користувачів. Також він легко інтегрується в корпоративні системи через API.

NovaDoc, фото: mezha.ua

"ФОП Помічник" 

Український розробник Володимир Сніговий випустив в українському App Store застосунок "ФОП Помічник" — інструмент для підприємців на спрощеній системі оподаткування.

Як зазначає автор у Threads, застосунок орієнтований на ФОП 1–3 груп та самозайнятих осіб, які не хочуть пропускати податкові дедлайни й не вести облік у пам’яті чи таблицях. Головна функція — податковий календар із термінами, адаптованими під групу платника та статус ПДВ. Push-сповіщення надходять за 14, 7 і 1 день до важливих дат.

Окрім календаря, сервіс також пропонує облік доходів із контролем лімітів для відповідної групи, генерацію рахунків і актів із реквізитами користувача та експорт у PDF. Додатково доступна підтримка кількох профілів ФОП для тих, хто веде кілька видів діяльності.

"ФОП Помічник", фото: apps.apple.com

“Вчасно”

Система електронного документообігу підходить для закупівельників, власників бізнесу, бухгалтерів, ФОП, HR-відділів, менеджерів з продажів та інших фахівців. Вона стає в нагоді державним установам, сервісним компаніям, рекламним агентствам, фермерським господарствам тощо. 

“Вчасно” — це не лише про надсилання та підписання документів, система дозволяє:

• підписувати договори за лічені хвилини;

• працювати з договорами в одному сервісі;

• зберігати усі версії документів впорядковано та з доступом у будь-який момент;

• автоматизувати роботу з кадровими документами;

• спрощувати рутину та автоматизувати процеси.

Штучний інтелект автоматично зчитує реквізити, щоб користувачі не витрачали час на ручне введення даних. Усі документи зберігаються в одному захищеному просторі з швидким пошуком і цілодобовим доступом. Можна контролювати прозорість роботи в команді та з контрагентами та відстежувати статуси та дії в реальному часі без ризику втрат або плутанини. 

"Вчасно", фото: vchasno.ua

M.E.Doc

Це програмне рішення для роботи з документами різного типу: звітами, актами, рахунками, податковими накладними та іншими. Відповідно до чинного законодавства України, документ, створений у M.E.Doc і підписаний електронним підписом, має статус електронного оригіналу паперового документа.

Програма має модульну структуру, що дозволяє підібрати оптимальний набір функцій для компаній будь-якого розміру та системи оподаткування, зокрема:

• реєстрація податкових накладних і розрахунків коригування в ЄРПН, а також обмін з контрагентами;

• нарахування та облік заробітної плати, управління персоналом;

• передача первинних документів і звітності між M.E.Doc та іншими обліковими системами;

• електронний обмін первинними документами з контрагентами;

• подання фінансової звітності за міжнародними стандартами;

• облік акцизного податку для виробників і продавців підакцизної продукції.

M.E.Doc дозволяє створювати податкові накладні, звіти, акти, договори та інші документи, подавати звітність до всіх державних контролюючих органів, перевіряти, переглядати і друкувати документи, зберігати їх в електронному вигляді, шифрувати та підписувати електронним підписом. А також сервіс  забезпечує електронний обмін документами з контрагентами (акти, ПН, договори тощо).

M.E.Doc, фото: medoc.ua

EDIN 

Функціональні можливості системи: корпоративний документообіг для створення, погодження, підписання й архівування документів, а також низка додаткових рішень. Серед них — інтеграція з обліковими системами, підключення компаній до торговельних мереж, робота з E-TTN, мобільний застосунок для водіїв EDIN Driver, тендерні інструменти, WHITEDOC, сервіс для комерційних пропозицій та інші можливості. 

Функції EDI-Network:

• обмін EDI-документами (замовлення, підтвердження замовлень, повідомлення про відвантаження та інші);

• передача юридично значущих документів (договори, рахунки, акти, податкові накладні тощо);

• обмін документами з використанням ЕЦП/КЕП (електронного підпису);

• відповідність міжнародним стандартам безпеки передачі електронних даних;

• стандартизація електронних документів, що мінімізує помилки під час конвертації;

• підтримка обміну файлами у різних форматах: DOC, JPG, XLS, PDF та інших.

Сервіс забезпечує: підтвердження постачальником зобов’язань щодо постачання товару, єдині стандарти взаємодії з постачальниками та прозору перевірку даних, можливість прогнозування рівня товарних запасів. Завдяки йому можливе завчасне планування складських потужностей і спрощення процесу приймання товарів, а також економія часу та мінімізація помилок, пов’язаних із людським фактором.

EDIN, фото: edin.ua

СОТА 

Програма електронного документообігу СОТА створена для спрощення документообігу в компанії. Вона дозволяє швидко обслуговувати клієнтів, працювати з касовими операціями, формувати звітність і надсилати її до контролюючих органів для перевірки.

Система складається з кількох функціональних модулів. За допомогою СОТА можна готувати звіти для подання до податкової служби, органів статистики, Пенсійного фонду України та інших державних установ.  Для початку роботи потрібні лише КЕП та доступ до Інтернету.

Функціонал системи:

• підтримка документів у різних форматах;

• швидке отримання та погодження електронних документів;

• інструменти для відділу продажів.

СОТА.ЗВІТ — рішення з розширеними можливостями ЕДО, деталізованою звітністю, гнучкими фільтрами та налаштованим імпортом і експортом документів у різних форматах.

Переваги програми:

• ефективний інструмент для роботи бухгалтерії;

• розмежування доступів для співробітників за ролями;

• зручний пошук і робота з електронним архівом документів.

СОТА, фото: sota-buh.com.ua

"FREDO ДокМен"

Це сервіс для користувачів облікових систем BAS, "Бухгалтерія комунального підприємства",  "Облік бюджетної установи". Він призначений для обміну будь-якими електронними документами з контрагентами.

Інтеграція "FREDO ДокМен" з типовими конфігураціями дозволяє обмінюватися рахунками, актами виконаних робіт, товарними накладними та іншими документами безпосередньо з облікової системи, без створення зовнішніх файлів або проміжного експорту.

Можливості сервісу:

• створення первинних документів за готовими шаблонами безпосередньо в системі;

• підписання, шифрування та надсилання документів контрагентам, які працюють із "FREDO ДокМен", "M.E.Doc", "СОТА" або "FlyDoc" через пряме з’єднання, платформу "ПТАХ" чи електронну пошту;

• пакетна обробка документів;

• підтримка КЕП від усіх основних акредитованих центрів сертифікації ключів, включно з безкоштовними ключами ДПС;

• повна інтеграція з BAS без проміжних файлів та додаткових обробок;

• імпорт і експорт первинних документів (рахунків, актів, накладних) між BAS і "FREDO ДокМен" одним кліком.

Переваги "FREDO ДокМен":

• захищений обмін та підтвердження автентичності документів завдяки шифруванню та КЕП;

• контроль статусів документообігу прямо в інтерфейсі системи;

• економія витрат на друк, папір, поштову доставку, кур’єрські послуги та архівне зберігання;

• єдина інтегрована система для звітності, адміністрування ПДВ та електронного документообігу (за наявності ліцензій "FREDO ДокМен" і "FREDO Звіт");

• значне скорочення часу на обмін документами між контрагентами.

"FREDO ДокМен", фото: fredo.com.ua

Ринок електронного документообігу в Україні змінюється. Поява monodoc і NovaDoc показує, що ЕДО стає не лише бухгалтерським інструментом, а повноцінним сервісом для бізнесу. Нові учасники роблять ставку на простий інтерфейс, швидкість та автоматизацію процесів. Через це конкуренція на ринку зростатиме, а компанії отримають більше зручних рішень для роботи з документами онлайн.