Як заощадити за допомогою тендерів: досвід автозаправних комплексів. Розповідає керівник проекту комерційних торгів майданчика Zakupki.Prom Євген Єременко

Фото: EVO Company

Заправки все більше відходять від концепції бути тільки місцем, де можна заправити машину чи підкачати шини. Сьогодні вони схожі на міні-ТРЦ зі зручним розташуванням і великою мережею. Там можна перекусити, купити квіти чи продукти додому або забрати посилку. Щоб все це було можливим, АЗК багато часу приділяють налагодженню процесу закупівель. У колонці для Retailers керівник проекту комерційних торгів майданчика Zakupki.Prom Євген Єременко, дає чотири поради, як ефективно купувати різні товари і послуги та при цьому досягати економії.

Робити участь у тендері безкоштовною для потенційних контрагентів. Коли “поріг входу” мінімальний, то звісно набагато більше компаній запропонують свої послуги чи товари. Бо навіть якщо вони програють, то не втратять гроші. 

Один із найсвіжіших прикладів невеликого тендеру з великою економією — це закупівля АЗК WOG, де потрібні були совки для сміття у кількості 619 штук. Чи можливо було купити товар просто у гіпермаркеті чи на ринку? Звісно. Та навряд вдалося б зекономити. Компанія планувала витратити 136 000 грн,  проте отримала кращу пропозицію. Один із учасників тендеру запропонував поставити товар за 82 000 грн. Замовник ще не визначився із переможцем, але вже зараз можно говорити про те, що економія складатиме від 30-40%. 

Проводити закупівлі з великим обсягом. Мало хто з постачальників хоче витрачати час та гроші на те, щоб продати товарів на кілька тисяч гривень. Тому що маржинальність такої угоди буде мінімальною. Однак, у тендер із великими обсягами потрапити хоче багато хто. А чим більше учасників, тим вища конкуренція, а з нею й економія. Саме так діяла і мережа АЗК Glusko. Вони провели тендер на пошиття корпоративних сорочок для своїх працівників. Їм потрібно було 700 шт. чоловічих та 1 800 жіночих. Тож загалом понад 2 000 екземплярів фірмового одягу. Такий тендер виявився привабливим для багатьох профільних компаній, і 28 постачальників подали свої пропозиції. До другого етапу було кваліфіковано 5 із них. Після жвавих торгів, що тривали 9 раундів, АЗК отримав економію майже у 200 000 грн від очікуваної вартості, що складала 800 тис. грн. 

Подібна ситуація була й у мережі АЗК UPG. Вони проводили тендер, щоб вибрати підрядника, який буде виробляти брендований омивач із логотипом UPG. Об’єм закупівлі був доволі суттєвий — 250 000 літрів, тож 7 постачальників вирішили взяти участь. Переможця ще не обрали, проте скоріш за все АЗК вдасться суттєво зекономити. 

Купувати одну одиницю товару, коли в неї висока вартість. Звісно, не все можна купити великими партіями, і не завжди така потреба є. Але це зовсім не означає, що тендер провести не вийде. Якщо товар дорогий, то навіть коли його потрібно небагато, закупівля приверне увагу постачальників. Так зробили й у АЗК БРСМ-Нафта. Їм потрібен був квадрокоптер. Тож АЗК провів тендер, у який прийшли 4 учасника. В результаті переможець запропонував поставити товар за 53 500 грн, що на 7 000 грн дешевше, ніж товар іншого учасника. 

Закладати більший термін на подачу пропозицій, коли ринок вузький. Зрозуміло, що на вузькому ринку кількість гравців досить обмежена, проте вони все одно можуть позмагатися між собою. Головне, щоб усі постачальники взяли участь у тендері, а для цього краще поставити більші строки на подачу пропозиції. Наприклад, не тиждень, як зазвичай, а два. Так шанси, що всі потенційні постачальники дізнаються про закупівлю та підготують свої пропозиції, значно зростуть. Саме так і трапилося в АЗК Socar, яким були потрібні мановакууметри. Це прилади для вимірювання надлишкового тиску та тиску газів і пари. Незважаючи на те, що закупівля була закритою й без публікації результатів, АЗК вдалося знайти постачальника, який надасть 44 мановакууметра. Однак, важливо, що й строк збору пропозицій складав 15 днів. 

Отже мережі АЗС можуть ефективно проводити свої закупівлі, найголовніше — вибрати правильний інструмент та строки. Особливо, коли швидкість не так важлива, як економія або якість продукції. Якщо ж товар або послуга необхідні “на вчора”, можна провести тендер за декілька годин. Проте краще все ж таки давати постачальникам мінімум 3-4 дні для підготовки документів та подачі пропозиції.