Унифицировав цифровое рабочее пространство для персонала, Retail Group в два раза сократила время на обучение

пресс-служба Retail Group

В Retail Group объединили операции из четырех информационных систем в удобный интерфейс. И на сегодняшний день около 1 000 человек линейного персонала торговых площадок работают в новом рабочем digital-пространстве. Почему компания приняла решение унифицировать digital workspace, рассказал директор IТ-департамента Retail Group Николай Рясько

— Расскажите, в чем заключалось техническое задание проекта? Какая задача ставилась перед командой разработчиков?

— В 2015 году руководство Retail Group поставило цель максимально облегчить и упростить работу персоналу на торговых площадках. У такого персонала достаточно обширный функционал по разрозненным информационным системам. Нам необходимо было помочь им максимально быстро и просто решать задачи, не тратя время на поиск по системам и их загрузку.

Поэтому техническое задание было разработано таким образом, чтобы в первую очередь унифицировать digital workspace, так как на тот момент функционал персонала был разрознен по четырем системам, и сделать единое функциональное окно для работы.

Эта задача подразумевала вторую подзадачу: упростить процесс входа в должность и ускорить процесс обучения новых сотрудников. Поэтому второй пункт технического задания для разработчиков заключался в том, чтобы сделать систему как можно понятнее и проще.

— Сколько времени заняла подготовка и реализация проекта? Сколько было задействовано специалистов компании? Были ли сторонние подрядчики? Какие затраты на запуск?

— Около трех месяцев ушло на подготовку и утверждение первого пилота. Для этого мы создали профайл каждой должности, где описывали все бизнес-процессы, которые выполняет сотрудник. Описывали, какие системы задействованы, какие модули в системах, какие отчеты. Сводили воедино, анализировали активность. В результате проделанной работы удалось также выявить функционал, который не соответствовал профилю должности, и перераспределить логическим образом обязанности.

Каждый унифицированный профиль мы утверждали на специальном комитете, в состав которого входили 12 профильных групп.

В итоге силами проектной группы мы описали более 20 должностей и вывели новые унифицированные профайлы под каждую из них.

Мы не привлекали внешнего подрядчика, поэтому не могу сказать, что проект двигался быстро. Больше всего времени занял запуск пилотного проекта, так как экспертные группы вначале не могли понять, что это за модель и как она будет работать. После того как мы согласовали первую модель, сделали под нее техническое решение, дело пошло быстрее.

За восемь месяцев проект был полностью реализован силами проектной группы: меня, как руководителя проекта, проектного менеджера, руководителя отдела разработки Oracle и разработчика.

— Почему возникла потребность в реализации проекта? Сколько сотрудников охватывает новый АРМ? И какие подразделения компании?

— С целью упростить работу персоналу на торговых площадках. У такого персонала достаточно обширный функционал по разрозненным информационным системам. Под рамки проекта попали операции из четырех информационных систем: FMS, WMS, Qlik и репозитарий отчетов.

На сегодняшний момент около 1 000 сотрудников (линейный персонал торговых площадок) работают в новом рабочем digital-пространстве. 

— Что собой представляет система для пользователя?

— Это удобный интерфейс для работы с разными информационными системами (оболочка или надстройка).

— Внедрив АРМ, какие бизнес-процессы вы автоматизировали, чтобы улучшить эффективность работы компании?

— Процессы не автоматизировали. Мы оптимизировали время и упростили работу персоналу. Сейчас они не тратят время на поиск данных в разных системах, на запуск других систем, на поиск нужного функционала по разным системам. В результате реализации проекта они имеют возможность выполнять всю работу из единого логически скомпонованного окна с дружественным пользовательским интерфейсом. 

— Какие функции облегчают работу специалистам компании?

— Мы не поменяли сами процессы и функции, которые охватывает та или иная должность на торговой площадке. Но мы облегчили доступ к ним и удобство пользования. То есть сотрудник торговой площадки по-прежнему заказывает товары или управляет ассортиментом. Но делать это теперь гораздо удобнее и быстрее благодаря новому модулю.  

— Расскажите о первых результатах. И какие результаты вы планируете получить?

— Мы планировали повысить удобство и облегчить процесс обучения, и мы этого достигли. Обратная связь от торговых площадок показывает, что время на обучение сократилось практически в два раза. Кроме этого, мы внедряли проект поэтапно и на каждом из этапов собирали обратную связь от пользователей. По обратной связи вносили доработки. На сегодняшний момент по каждой из новых моделей мы получили 100% положительную обратную связь от пользователей интерфейса.

Автор: Александр Шокун