"До питання "бренд роботодавця" треба підходити системно", – Юлія Грабова, HR менеджерка "Рабен Україна"

Цей рік був справжнім випробуванням, як для бізнесу, так і для всіх працівників.  Керівникам компаній довелося в стислі терміни налагодити працю на віддаленні, при цьому зберегти ефективність роботи та мотивацію людей. Питання ефективного управління командою актуальні в усі часи, але особливо гострими вони стали в період невизначеності 2020 року. В інтерв'ю Юлія Грабова, HR менеджерка "Рабен Україна" розповіла, що в їх компанії зараз 70% офісу працює дистанційно, і першочергове завдання будь-якого керівника інформування працівників про нові цілі компанії, нові правила та процедури, проєкти, результати роботи. На думку Юлії бренд роботодавця мають абсолютно усі компанії, але з ним потрібно працювати системно.

---

– У зв'язку з пандемією і карантином, як компанія "Рабен" перебудувала роботу офісу? Якщо у вас є віддалений режим роботи, то які інструменти вам знадобилися для того, щоб налагодити таку роботу? 

 – Група "Рабен" оперативно відреагувала на події, які розгорталися навесні цього року і були пов’язані з пандемією коронавірусу. Було призначено команду з антикризового управління, яка відстежує ситуацію та вживає відповідні заходи. Зокрема, запроваджено дистанційну роботу для співробітників, функціональні обов’язки яких дозволяли це зробити. Зусиллями нашого ІТ-відділу працівники компанії були забезпечені необхідним інструментарієм та програмами. В умовах карантину особливо важливо залишатись  на зв’язку. Тому ми почали використовувати не просто мобільний зв’язок, а програми для відеоконференцій (Teams, Zoom). В той же час були створені умови для безпечного надання віддалених доступів до ресурсів компанії. На початковому етапі на дистанційний режим роботи було переведено близько 50% працівників, нині цей показник сягає позначки 70%. 

Логістика відіграє суттєву роль у житті та забезпеченні населення різноманітними товарами, тому не могло бути й мови про зупинку нашої діяльності. Всі ми пам’ятаємо ті відчуття неспокою та невизначеності, які охопили нас з початком карантину. Щодня ми уважно стежили за інформаційними повідомленнями, щоб вчасно реагувати на нові постанови уряду. Ми робили все можливе, щоб ті працівники, які працюють в офісі/на складі, могли приїхати на роботу і відчувати себе в безпеці. З цією метою на робочих місцях були запроваджені чіткі правила гігієни та соціальної дистанції, які залишаються актуальними і сьогодні.

– Які ваші рецепти – що потрібно для того, щоб команди могли ефективно працювати в умовах віддаленого доступу?

– Навіть за звичайних умов для працівників важлива комунікація та поінформованість про те, що відбувається у колективі підрозділу, в компанії в цілому та розуміння своєї ролі в цьому. В умовах дистанційної роботи працівники віддалені один від одного, від компанії та процесів, які лежать за межами безпосередніх обов’язків. Тому я вважаю, що першочерговим завданням керівника є постійне інформування працівників про нові цілі компанії, нові правила та процедури, проєкти, результати роботи. Крім того, важливо забезпечити можливість спілкування між працівниками кожного підрозділу. Для цього не обов’язково потрібні офіційні канали комунікації. Спільні групи в різних месенджерах дозволяють швидко обмінюватись інформацією. 

Ми на регулярній основі розповідаємо співробітникам про здобутки компанії. А нам є чим пишатись. Ось лиш декілька заголовків останніх новин: ""Рабен Україна" та EDIN здійснили доставку вантажу із застосуванням е-ТТН", ""Рабен Україна" автоматизувала передачу даних кур’єрам – новий програмний продукт для клієнтів Last Mile Connector", "У Групи "Рабен" новий веб-сайт", ""Рабен Україна" на 70% збільшує зону з контрольованим температурним режимом на складі під Києвом", ""Рабен Україна" збільшила перевезення вантажів на напрямку Польща-Україна в 4 рази".

Для забезпечення належного рівня поінформованості наших працівників були задіяні усі існуючі канали комунікацій. Зокрема, регулярно випускалися дайджести щодо нововведень, заходів безпеки, досягнень компанії, підсумків роботи. Інформація дублювалась в Telegram-канал. Про результати операційної діяльності  ми  говорили в соціальних мережах – Facebook та LinkedIn, а також на галузевих інтернет-порталах. 

– Як правильно керувати і мотивувати людей – це актуальні питання для будь-якого бізнесу в усі часи. Але особливо актуально це стає в епоху невизначеності. Багато людей відчувають додатковий стрес, тривогу, що безумовно позначається на продуктивності праці. Яка роль роботодавця в таких умовах? Що ви робите для того, щоб зовнішні чинники надавали менший вплив на людей і їх результати? 

– На початку карантину ми організували для працівників онлайн-зустріч з психологом, щоб допомогти їм адаптуватись до ситуації. А згодом понад місяць в компанії діяла "Студія добрих новин". Звідусіль ми чули переважно тривожні новини.  Метою ж "Студії" було нагадати працівникам про те хороше, що залишається так би мовити "за кадром". Ми висвітлювали різні теми, допомагали працівникам пригадати ті речі, які б створювали відчуття стабільності в цьому мінливому світі, розважали та проводили конкурси на тему роботи з дому. 

Зрештою, що може бути зроблено – має бути зроблено. Пробіг не Хрещатиком, так в онлайн форматі. День Вишиванки відзначали в закритій групі "Рабен Україна" на Facebook,  розміщуючи святкові світлини. В День захисту дітей делегували колег до дитячого реабілітаційного центру. Життя продовжується, попри все. 

Із середини 2020 року ми також проводимо інформаційну кампанію  People with Drive. Це наш новий слоган, який повною мірою відображає корпоративну культуру компанії. Відповідний фото- та відеоконтент транслюється через внутрішні та зовнішні каналами комунікацій (Facebook, LinkedIn, Youtube, Newsletters).

– Як у вас налагоджена фінансова мотивація менеджерів? 

– Вже багато років у компанії діє політика з преміювання, яка базується на принципах концепції "Управління за цілями" (Management by objectives, Peter Drucker). Для кожної групи працівників, об’єднаних ознакою спеціальності, маємо чіткі правила, що регламентують виплату премії. Всі працівники добре володіють інформацією про цілі та ключові показники ефективності, які вони мають досягнути, щоб отримати бонуси, а  також про періодичність їх виплати. Посада менеджера, тобто керівника, передбачає більшу відповідальність,  адже проєкти, над якими вони працюють, мають стратегічний характер і тривають не один місяць. Тому для менеджерів та топ-менеджерів цілі встановлюються на триваліший період. Вони охоплюють фінансові та операційні показники, а також цілі, спрямовані на розвиток компетенцій.   

– Якщо говорити про нефінансову мотивацію в "Рабен", то з чого вона складається? 

– Нефінансова мотивація – це і визнання досягнень працівника, і можливість навчатись та розвиватись, і розуміння своєї ролі в діяльності компанії та досягненні її цілей. Все це у нас є.

Крім визнання досягнень працівника керівником, щоквартально ми відзначаємо працівників, які в своїх діях виходять за межі стандартних обов’язків і демонструють високу залученість, ініціативність, активність, докладають додаткові зусилля для досягнення бажаного результату. Цей проєкт має назву "Той, хто змінює Рабен на краще". Ми віримо, що такі працівники є рушійною силою прогресу і робимо все, щоб про них знав увесь колектив і брав з них приклад. 

Для тих працівників, які вносять пропозиції щодо покращення показників, заощадження витрат, оптимізації процесів, був запроваджений проєкт "Твоя ідея працює". Маєш ідею – запропонуй на розгляд керівництву. Якщо вона отримає достатню підтримку – здобудеш винагороду. Візьмеш участь в реалізації – також будеш нагороджений. Крім того, участь у такого роду проєкті – це отримання нового досвіду, що теж має мотиваційний ефект. Для тих, хто бажає розвинути свої мовні навички та оволодіти програмою Excel, були організовані відповідні курси. До занять з вивчення мов плануємо повернутись з нового року, а от усі навчальні прикладні матеріали з  Excel, були розміщені на внутрішньому ресурсі і доступні кожному. До речі, цей курс був підготовлений за участю експертів компанії. Крім того, цього року стартував проєкт RUA Video Tutor. Його мета легко і доступно розповідати працівникам про сервіси загального користування. Формат коротких відео-уроків дозволяє перейти від нудних і не завжди дружніх інструкцій та зробити процес навчання легким, простим і доступним. 

Для професіоналів в операційній діяльності, які до того ж володіють іноземними мовами, відкрита можливість для участі в проєкті Special Forces, що діє на рівні "Групи Рабен". Він полягає у виконанні завдань в бізнес-підрозділі Групи в одній з 13-ти країн Європи, де "Рабен" здійснює свою діяльність.

В докарантинні часи ми проводили різного роду командоутворюючі заходи як на рівні компанії, так і на рівні відділів. Наприкінці 2019 року відбувся місцевий чемпіонат з футболу серед команд регіональних підрозділів "Рабен Україна". Зустрілися чотири команди, що відстоювали право поборотися за престижний кубок – Кубок "Групи Рабен". У підсумку перемогу одержала команда Львівського регіонального підрозділу та команда контрактної логістики з Києва. Кубок "Групи Рабен", який мав відбутися 2020 року в Польщі, було скасовано в силу загальновідомих причин. Наші гравці з нетерпінням чекають на фінальні ігри.

Нині, в умовах карантину, ми пропонуємо колегам участь у конкурсах, які б відволікали від буденності і давали можливість заявити про себе. Так, наприклад, влітку цього року наші колеги надсилали нам свої фотороботи в рамках конкурсу "Покажи свій драйв".  Кращі з них будуть опубліковані на сторінці "Групи Рабен" у Facebook. Загалом у цій соціальній мережі буде представлено команди бізнес-підрозділів Групи з усіх 13 країн.

Ми також розповідаємо реальні історії наших працівників на сторінках корпоративного журналу. "Горизонти Raben" – згусток позитивної енергетики та реальних справ. Тут все: і про наші досягнення, і про життя-буття регіональних підрозділів, і соціальні ініціативи, і несподівані, але цікаві факти робочих буднів департаментів компанії, і справжні історії про те, як і чим живуть люди з драйвом.

Для того, щоб колектив компанії володів інформацією про цілі компанії та результати її діяльності, генеральний директор щоквартально проводить зустріч з усіма співробітниками. З моменту, коли ця активність була запроваджена, ми отримали багато схвальних відгуків, відповідно зросла і залученість працівників. 

– Розкажіть, будь ласка, докладніше про гру Manager of Choice. Для кого вона призначена? Які основні завдання її запуску? Яка механіка? Як ви оцінюєте результати – чи досягає вона поставлених цілей? Який зворотний зв’язок від учасників? Які проекти по гейміфікації у вас ще є в компанії / або плануються да запуску?

– Результати регулярних досліджень залученості та задоволеності працівників вказують на очевидну річ – безпосередні керівники мають суттєвий вплив на досвід працівників в компанії. Щоб створити таке робоче середовище, де працівники будуть отримувати максимум позитивного, приємного досвіду, де побудована професійна взаємодія з працівниками, управлінські компетенції повинні бути добре розвинутими. Зусиллями проєктної команди, до якої входила Рада Директорів, керівники та працівники компанії, були створені найкращі практики з управління персоналом. Вони внесені до посібника, в якому наводяться конкретні приклади поведінки керівника в тих чи інших випадках. Я б сказала, що для керівника він має бути настільною книгою, що з плином часу не втрачає своє актуальності. Але ми вирішили, що забезпечити керівників посібниками та провести тренінг – недостатньо. Адже компанія Рабен – це команда людей, які мають драйв до інновацій та сучасних рішень. Тому було прийнято рішення про створення гри Manager of Choice. Ця гра –  неймовірно цікавий та інноваційний інструмент розвитку працівників.

У ній бере участь близько 1000 керівників з 13 країн. 4 місяці суперництва. Понад 400 призів та віртуальний світ гейміфікації.  Понад 40 експертів перевіряють відповіді менеджерів. Це створює ефект змагання та спонукає виконувати завдання якнайкраще. 

Гра складається з 5 модулів, які відображають життєвий цикл працівника, а саме: рекрутинг, адаптація, щоденна праця, розвиток, звільнення з компанії. В ході гри учасники виконують завдання, які стосуються різних ситуацій. Вони спрямовані на отримання знань про те, як створювати позитивний досвід у працівників. Для практичного опрацювання матеріалу більшість запитань є відкритими або ж потребують участі команди. Учасники мають можливість бачити результати не лише свої та своєї команди, а й результати бізнес- підрозділів з інших країн. 

За результатами гри буде нагороджено 20 кращих менеджерів. Тож зберігаємо інтригу та не розголошуємо деталі. Додатковою мотивацією також є те, що, виконуючи завдання, учасники здобувають бали, які конвертуються в благодійну допомогу дитячому фонду.

Чи досягає гра поставлених цілей? Беззаперечно. Адже це ретельне опрацювання матеріалу, переосмислення своїх дій у минулому, коригування стилю управління, застосування нових знань на практиці. Відгуки учасників гри в цілому позитивні. Кожним оволодіває прагнення до перемоги. 

А щодо майбутніх проєктів з гейміфікації, то зараз важко робити прогнози. Ми беззаперечно бачимо користь від такого підходу до навчання. На порядку денному масштабні групові проєкти, які пов’язані із запровадженням сучасних інструментів для оцінки ефективності та результативності персоналу, планування наступництва, подальша робота щодо посилення бренду роботодавця.

– Що таке, на вашу думку, "бренд роботодавця" і як його формувати (якщо потрібно)?

– Простими словами бренд роботодавця – це те, що про компанію думають та кажуть її працівники (нинішні та колишні), претенденти на роботу в компанії та ринок праці загалом. І хочемо ми цього чи ні, але навіть якщо ми не докладаємо зусиль, спрямованих на позитивне сприйняття бренду роботодавця, він в будь-якому випадку формується і формується неконтрольовано, що може завдавати компанії репутаційних втрат. Тому беззаперечно моєю відповіддю буде – так, бренд роботодавця має постійно бути у фокусі уваги HR-підрозділу та керівництва компанії, і до цього питання слід підходити системно. На додачу варто зазначити, що бренд має прямий зв’язок із рівнем задоволеності працівників. Адже яку б цікаву та яскраву рекламу своєї компанії ви не обрали, вона може бути  нівельована несхвальними відгуками працівників. І навпаки, працівники, яким подобається бути частиною команди, будуть охоче підтримувати та розповідати про компанію. Іншими словами, бренд роботодавця – це стратегія залучення та утримання людей, які ефективно досягають бізнес-цілей організації та створюють бажаний імідж в цілому.

Постійний діалог з працівниками на предмет сприйняття ними компанії, в якій вони працюють, вкрай важливий. Працівники "Рабен Україна" характеризують атмосферу в колективі як дружню, професійну та динамічну. Все це сприяє навчанню та вдосконаленню професійної майстерності кожного. Ми розуміємо, що найбільшою цінністю нашої компанії є люди, які задають ритм та спільно формують своє оточення завдяки старанності та залученості. 

Ще одним важливим елементом на шляху формування бренду роботодавця є визначення цільової аудиторії та ціннісної пропозиції (Employee Value Proposition). EVP – це сукупність відмінних ознак, цінностей, унікальна пропозиція, яку даний роботодавець пропонує своїм працівникам. Це відповіді на одвічні запитання, які задає кожен кандидат, а згодом кожен працівник: Чому я хочу долучитись до цієї компанії? Чому я бажаю якомога довше залишатися в ній? Навіщо мені щодня наполегливо працювати? Які у мене підстави  рекомендувати цю компанію своїм друзям? 

Ціннісна пропозиція базується на корпоративній культурі компанії і не може їй суперечити. Ціннісна пропозиція нашої компанії полягає в тому, що: 

• ми завжди прагнемо більшого (спрямована на тих, кого цікавить розвиток та вдосконалення, хто готовий до пошуку нових рішень, хто використовує нові можливості та впроваджує нові проєкти);

• команда – це те, що нас мотивує (підкреслює наш командний дух, спонукає нас підтримувати один одного у складних ситуаціях, ділитися знаннями та досвідом);

• ми піклуємось про бізнес (для тих, хто любить свою роботу, дбає про клієнтів та розділяє спільні цілі). 

Це та основа, на якій будується інформаційна кампанія та запроваджуються проєкти, необхідні для посилення бренду роботодавця.