Как масштабировать бизнес. Колонка Игоря Сусяка

Предприниматель, консультант по систематизации бизнеса Игорь Сусяк рассказывает о том, что для масштабирования бизнеса его нужно систематизировать и автоматизировать. Только в таком виде бизнес становится активом, который можно расширить или продать

Малый и средний бизнесы работают и развиваются, но что мешает большинству из них стать большими? Отсутствие систематизации и автоматизации. Когда выработаешь систему и автоматизируешь ее, бизнес будет расти.

Главное преимущество автоматизации бизнеса — это экономия времени и денег. Десять операций, выполняемых человеком, занимают 10 часов, а в системе это один клик. Автоматизация также позволяет вести историю работы с клиентом в одном месте, нет риска потери данных во время коммуникации с ним. Автоматизировав процессы, можно будет исключить управленца из ежедневного участия в работе. В результате компания не будет зависеть от одного человека, а это критически важно для масштабирования бизнеса.

Когда знакомый предложил мне улучшить его бизнес, я начал с систематизации. Мы работали с владельцем несколько недель, обсуждая бизнес-модель, цели, принципы и политику компании, и только после этого приступили к первому этапу автоматизации — выбору программы. Было два варианта — программа 1С и украинская разработка One Box. С первым вариантом для того, чтобы закрыть все наши потребности, надо было купить лицензии на 3 разных программы: 1С для управления торговлей, BitrixCMS и Bitrix24. Мы не готовы были за это платить: только внедрение Bitrix24 стоило от 10 000 до 200 000 грн. На One Box мы потратили 70 000 грн и используем ее для четырех бизнесов.

После выбора программы «мастхэв» для автоматизации системы бизнеса — это увидеть слабые места, изучить и устранить их причины. Чтобы это удалось, отдельно поработайте с такими отделами: административный (вся информация и поддержка от владельца, необходимая для работы всей компании), HR, отдел продаж, бухгалтерия (систематизированный учет данных), производство и единая отгрузка товара. Отдельно проследите, чтобы была налажена работа по проверке качества продукта и услуг, а также чтобы был человек, ответственный за развитие компании, за новые рынки и магазины. 

Когда предыдущие восемь категорий изучены, я рекомендую перевести бизнес в систему графиков, которые будут показывать, в каком месте требуется внимание управляющего. Это называется «управление на основе статистик». Так будет понятно, какие отделы в компании следует корректировать в зависимости от ситуации.

Самые частые ошибки, которые управленцы допускают в своих бизнесах, — это то, что они пытаются компенсировать отсутствие прибыли дополнительными инвестициями. Это происходит от нежелания искать основную проблему. Но если нет дохода — на это есть причина, и ее нужно отследить. Я рекомендую вести ежемесячную, а лучше еженедельную отчетность и держать связь с ключевыми клиентами.

Для этого ведите в системе учет данных о клиентах — откуда они пришли, чем занимаются, сколько купили. Модуль CRM с настроенным BPM исключает возможность забывания о клиенте — все лиды фиксируются в системе заданием на ответственного менеджера.

Также нужно вести учет финансов, как и заказов на складе. По моему мнению, владелец — слепой, если не может в любое время сказать, сколько у него в наличии товара в деньгах на складах. Например, мы собираем информацию об этом и о движении товара на складах, где есть информация о работе с поставщиком, об автоматической отгрузке партии товара на склад. А дополнительно интегрированная «Новая Почта» в OneBox позволяет отслеживать статус доставки заказа.